KMU-Workflow-Automatisierung: Einstieg

In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die niemand gern erledigt, die aber jeden Tag wieder anfallen: Daten von einem System ins andere kopieren, Erinnerungen verschicken, den Wochenbericht von Hand erstellen, eingehende Formulare einzeln an die zuständige Person weiterleiten. Workflow-Automatisierung überträgt diese Schritte an Software und verschafft dem Team Zeit für Aufgaben, die wirklich einen Menschen erfordern.

Die gute Nachricht: Für den Einstieg in die Automatisierung brauchen Sie kein großes Transformationsprojekt. Schon ein einziger, richtig gewählter Prozess kann in kurzer Zeit einen Unterschied machen.

Den passenden Prozess auswählen

Nicht jeder Prozess ist ein guter Kandidat für die Automatisierung. Der Prozess, mit dem Sie beginnen, sollte diese Merkmale haben:

• Häufig wiederkehrend: Er fällt mehrmals täglich oder wöchentlich an.
• Regelbasiert: Er lässt sich nach dem Schema „wenn dies, dann das“ beschreiben.
• Klare Ein- und Ausgaben: Es ist eindeutig, woher die Daten kommen und wohin sie gehen.
• Fehleranfällig: Wird er von Hand erledigt, kann etwas vergessen oder falsch eingetragen werden.

Beispiele für gute Kandidaten

• Anfragen aus dem Formular auf der Website in die Kundenliste eintragen und die zuständige Person benachrichtigen
• Vor einem Termin oder Zahlungsdatum automatisch eine Erinnerung senden
• Eine Warnung auslösen, wenn der Lagerbestand unter einen bestimmten Wert fällt
• Aus Verkaufs- und Zahlungseingangsdaten eine wöchentliche Zusammenfassung erstellen
• Genehmigungspflichtige Anträge (Urlaub, Einkauf, Rückgabe) der Reihe nach an die richtige Person weiterleiten

Was noch nicht reif für Automatisierung ist

Wer Prozesse, die sich häufig ändern, viele Ausnahmen haben oder jedes Mal eine menschliche Einschätzung erfordern, gleich im ersten Schritt automatisieren will, wird meist enttäuscht. Bei solchen Prozessen müssen zuerst die Regeln geklärt werden.

Erst messen, dann automatisieren

Ob eine Automatisierung etwas bringt, erkennen Sie nur auf eine Weise: indem Sie vor dem Start den Ist-Zustand messen. Eine einfache Tabelle genügt:

Kennzahl	Wie wird gemessen?
Zeitaufwand	Wie viele Minuten ein Vorgang dauert × wie oft er pro Woche anfällt
Anzahl der Fehler	Falsch eingegebene oder vergessene Vorgänge sowie Rückläufer
Wartezeit	Zeit vom Eingang einer Anfrage bis zu ihrem Abschluss

Diese Zahlen helfen Ihnen, den richtigen Prozess auszuwählen und später den Erfolg nachzuweisen.

Fangen Sie klein an: ein Prozess, eine Kennzahl

Wer im ersten Projekt mehrere Abteilungen auf einmal verändern will, erhöht das Risiko. Wählen Sie einen einzigen Prozess, legen Sie genau eine Erfolgskennzahl fest und bringen Sie diesen Prozess zum Laufen. Wenn das Team sieht, wie die Automatisierung funktioniert, fällt auch die Wahl des nächsten Prozesses leichter.

So sind wir auch beim Projekt zur Workflow-Automatisierung vorgegangen, das wir für einen Unternehmenskunden entwickelt haben: Die Abläufe zwischen den Abteilungen wurden in einer einzigen Struktur definiert, wiederkehrende Schritte an Software-Bots (RPA) übergeben, und die Produktivität stieg um 40 %.

Fertiges Tool oder Individualentwicklung?

Für viele Aufgaben gibt es heute fertige Automatisierungstools. Bei der Auswahl helfen diese Fragen:

• Lassen sich Ihre Systeme mit dem Tool verbinden? Fertige Tools arbeiten gut mit den bekanntesten Diensten zusammen; die Anbindung lokaler oder individueller Software kann schwierig werden.
• Wie speziell sind Ihre Geschäftsregeln? Ein Standardablauf ist mit einem fertigen Tool schnell eingerichtet. Je mehr eigene Regeln und Ausnahmen hinzukommen, desto tragfähiger wird eine Individualentwicklung.
• Wo werden die Daten verarbeitet? Geht es um personenbezogene Daten, ist mit Blick auf das KVKK, das türkische Datenschutzgesetz, wichtig, in welchem Land und auf welcher vertraglichen Grundlage sie verarbeitet werden.
• Wie hoch sind die Gesamtkosten? Bei Tools, die pro Nutzer und Vorgang abrechnen, steigen mit wachsender Nutzung auch die Kosten.

Systemanbindungen und individuelle Anwendungen können Sie auf unserer Seite Weblösungen prüfen.

Meist ist eine Mischung aus beidem die beste Lösung: fertige Tools für schnelle Erfolge, Individualentwicklung für den Kern des Geschäfts.

Häufige Fehler

1. Einen schlechten Prozess automatisieren. Werden überflüssige Schritte automatisiert, laufen sie nur schneller ab. Vereinfachen Sie zuerst den Prozess.
2. Ausnahmen vergessen. Auf die Frage „Was, wenn Kundendaten fehlen?“ sollte es eine Antwort geben; sonst produziert die Automatisierung stillschweigend Fehler.
3. Automatisierung ohne Zuständigkeit. Jeder Ablauf sollte eine verantwortliche Person haben, die erfährt, wenn er nicht mehr funktioniert, und dafür sorgt, dass er behoben wird.
4. Nicht überwachen. Auch nach der Einrichtung ist ein einfaches System aus Protokollen und Warnungen nötig, das zeigt, dass die Automatisierung läuft.

Wie messen Sie den Erfolg?

Messen Sie die Ausgangswerte in festen Abständen erneut: Ist der Zeitaufwand gesunken, gibt es weniger Fehler, werden Anfragen schneller erledigt? Wenn sich die Zahlen verbessern, ist es Zeit, den nächsten Prozess auszuwählen.

Fazit

Workflow-Automatisierung ist kein fernes Ziel, das ein großes Budget erfordert. Unternehmen, die mit einem einzigen häufig wiederkehrenden, klar geregelten Prozess beginnen, zuerst messen, dann automatisieren und das Ergebnis im Blick behalten, gewinnen rasch die Zeit ihrer Teams zurück.

Wenn Sie gemeinsam mit uns prüfen möchten, welcher Ihrer Prozesse sich für eine Automatisierung eignet, genügt es, wenn Sie uns kurz davon erzählen.