Verwaltungssoftware für Kosmetikstudios

Wenn Sie im Studio einen Termin anlegen, reservieren Sie mehr als eine Uhrzeit. Das verbleibende Behandlungsguthaben, die zuständige Fachkraft, die Kabine und die anschließende Zahlung gehören zum selben Vorgang. Ausgangspunkt des Projekts waren Informationen, die auf Terminbücher, separate Zahlungsbelege und erinnerte Sitzungszahlen verteilt waren. Wir betrachteten den Arbeitsablauf als Kette von Aufzeichnungen vom Termin bis zum Tagesabschluss. Die Reihenfolge der täglichen Aufgaben bestimmte die Gestaltung des Panels vor der Anzahl der Ansichten. Die Produktoberfläche ist auf Türkisch und für Studios in der Türkei ausgelegt.

Ruft eine Kundin an, braucht die Rezeption den Kalender, die Fachkraft die Vorgeschichte und die Person an der Kasse den offenen Betrag. Wir stellten den gemeinsamen Kundendatensatz ins Zentrum dieser Übergaben. Besuche, Behandlungspakete und Zahlungen werden verknüpft, während die Aufgabenbereiche der Mitarbeitenden getrennt bleiben. Freie Zeiten und nachzuverfolgende Einträge im Tagespanel verbinden die Dokumentation mit der Auswahl der nächsten Aufgabe. Bei der Tagesplanung arbeiten Sie mit verknüpften Datensätzen, statt Angaben zu derselben Person aus verschiedenen Listen zusammenzutragen.

Ein gemeinsames Panel bedeutet für uns nicht, dass alle Mitarbeitenden dieselben Aktionen ausführen. Rollenrechte, individuelle Ergänzungen und Entzüge sowie aktivierte Unternehmensfunktionen werden gemeinsam ausgewertet. Ein Termin an der Rezeption und die Prüfung einer stornierten Zahlung in der Buchhaltung sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Diese Trennung haben wir in Navigation und Serveraktionen übernommen. Berechtigungen und Unternehmensstatus werden bei der Anfrage aus der Datenbank aktualisiert; sichtbare Optionen richten sich nach den Aufgaben der Mitarbeitenden.

Für Pakete und Kasse wählten wir ebenfalls getrennte Datenmodelle. Ändert sich das Behandlungsguthaben, entsteht eine Buchung im Sitzungsbuch. Bargeld wird anhand von Bewegungen einer offenen Kassensitzung berechnet, nicht allein anhand des Datums. So behalten unterschiedliche Vorgänge im gemeinsamen Panel ihre eigenen Regeln. Bei einer Zahlung sehen Sie den Kassenbezug, bei einer Paketnutzung den Terminbezug. Gegenbuchungen zur Korrektur der Historie wurden zu einem gemeinsamen Entwicklungsprinzip.

Würde das Paketguthaben schon bei der Terminbuchung sinken, wären geplante und ausgeführte Arbeit vermischt. Wir knüpften die Nutzung deshalb an den Abschluss. Wird ein Termin abgeschlossen, entsteht eine Nutzungsbuchung im Sitzungsbuch; wird der Abschluss zurückgenommen, entsteht eine Erstattung. Die ursprüngliche Nutzung bleibt erhalten, sodass die Änderung des Guthabens nachvollziehbar ist. Die angezeigte Sitzungsanzahl wird gleichzeitig aktualisiert. Name und Sitzungswerte eines verkauften Pakets bleiben mit dem Stand zum Verkaufszeitpunkt gespeichert.

Bei Zahlungen wird eine zweite Abrechnung desselben Termins verhindert; aus einem Paket gedeckte Leistungen werden nicht erneut berechnet. Bargeld gehört zur offenen Kassensitzung; Kartenzahlungen und Überweisungen erhöhen den Bargeldbestand nicht. Nach Eingabe der Zählung zeigt der Abschlussdialog Sollbetrag und Differenz. Ab einer absoluten Differenz von 50 ₺ ist eine Erklärung erforderlich. Sollbetrag, Zählung und Differenz werden beim Abschluss festgehalten. Dadurch ist der Tagesabschluss ein eigener Datensatz statt einer später neu berechneten Summe.

Für grundlegende Kundendaten nutzten wir eine CSV-Vorschau. Wird eine Excel-Liste als CSV UTF-8 gespeichert, läuft die Übernahme über ein festgelegtes Dateiformat. Der Ablauf unterstützt bis zu 5.000 Zeilen. Die Vorschau trennt Duplikate innerhalb der Datei, vorhandene Telefonnummern, fehlerhafte Zeilen und neu anzulegende Datensätze. Die Filialauswahl gehört zur Prüfung. Sie sehen vor dem Import, wie jede Zeile behandelt wird; während der Übernahme werden die Daten erneut geprüft.

Die Kundenliste einzulesen und den Arbeitsablauf einzurichten sind getrennte Schritte. Behandlungsdauer, benötigte Ressourcen, Personalkompetenzen und Arbeitszeiten speisen die Verfügbarkeitsberechnung. Wir verbanden die erste Bewertung mit einem Beispielablauf vom Kundendatensatz über Termin und Abschluss bis zu Zahlung und Kassenabschluss. Der Umfang der Übernahme früherer Termine, Finanz- und Sitzungshistorien wird separat besprochen. Die Vorschau der grundlegenden Kundendaten macht dabei sichtbar, welche Datensätze bereit sind und welche Bereiche weitere Betrachtung brauchen.

Das Verwaltungssystem für Kosmetikstudios ist im Live-Einsatz. Diese Fallstudie beschreibt unseren Entwicklungsansatz anhand von Terminverfügbarkeit, Sitzungsbuchungen, Kassensitzungen und Unternehmensbereich. Auch das Überführen von Restguthaben, überfälligen Besuchen und offenen Onlineanfragen in tägliche Aufgaben folgt diesem Ansatz. Eine Nachverfolgungszeile zeigt den Anlass; das Gesprächsergebnis wird im Panel markiert. Öffnet eine vorbereitete Nachricht in einer externen App, bleiben Prüfung und Versand in Ihrer Hand.

Den nächsten Umfang können wir gemeinsam anhand der täglichen Studioaufgaben bewerten. Aktivierte Unternehmensfunktionen bestimmen die nutzbaren Bereiche; Teamrollen und Filialstruktur geben Orientierung. Bei einem neuen Bedarf betrachten wir, wo der Datensatz entsteht, welche Aktion ihn verändert und wie seine Historie nachvollziehbar bleibt. Auf der Produktseite können Sie Ansichten und Nutzung genauer ansehen. Wenn Sie Ihren Termin-, Paket- und Abschlussablauf teilen, verbinden wir die nächste Entwicklungsentscheidung mit einem konkreten Arbeitsszenario.