Termindauer
- Eine Leistung
- Leistungsdauer und Vorbereitung werden gemeinsam definiert.
- Mehrere Leistungen
- Dauer jeder Leistung und aufeinanderfolgende Schritte werden getrennt betrachtet.
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Entwicklung auf Anfrage
Terminplanung und KundenverwaltungKI-gestütztes Terminbuchungssystem
Verbinden Sie telefonische Termine und Online-Anfragen mit demselben Ressourcenkalender. Den Umfang des Online-Terminsystems, das wir entwickeln, wählen wir anhand von Leistungsdauer, Personal, Räumen und Geräten; KI-Unterstützung prüfen wir auf Wunsch.
- Umfang nach Ihrem Ablauf
- Rollen und Datensätze
- Anbindungen nach Prüfung
- Erstgespräch
- Umfang und Angebot
- Entwicklung
Personal verfügbar, aber der Terminraum ist belegt
Eine Fachkraft kann frei sein, während der benötigte Raum belegt ist. Bleibt ein telefonisch vergebener Termin online offen, kann dieselbe Ressource doppelt reserviert werden. Nach kurzfristiger Absage geht zwischen Nachrichten unter, wem die Zeit angeboten werden soll; eine längere Leistung erfordert eine erneute Betrachtung nachfolgender Termine.
Das System, das wir entwickeln, betrachtet Leistung, Personal und benötigte Ressourcen gemeinsam. Sie bestimmen Raum- und Gerätebedarf sowie Vorbereitungszeit. Anfrage, bestätigter Termin und Warteliste erhalten eigene Zustände. So verfolgt Ihr Team auch die Vorbereitung für die gewählte Zeit.
Ihr heutiger Ablauf
- Telefonische, schriftliche und Online-Anfragen stehen in getrennten Listen.
- Ein belegter Raum oder ein belegtes Gerät fällt trotz freier Fachkraft erst spät auf.
In der Software, die wir entwickeln
- Erforderliche Ressourcen je Leistung werden gemeinsam vorgesehen.
- Absage, Verschiebung und Warteliste erhalten getrennte Zustände.
Telefonische und Online-Anfragen für denselben Raum
Betrachten wir eine Leistung mit Fachkraft und gemeinsam genutztem Raum. Ein Online-Kunde und eine telefonische Anfrage können dieselbe Ressource benötigen. Wir bitten Sie um Leistungsliste und Tageskalender. Gemeinsam bestimmen wir Bestätigungszeitpunkt, Kundennachricht und Entscheidung des Teams bei einer verlängerten Leistung.
- 01
Leistung und Verfügbarkeit
Dauer, Qualifikation, Raum, Gerät und Vorbereitung werden gemeinsam definiert. Online-Zeiten richten sich nach diesen Regeln; Telefontermine werden mit demselben Kalender verbunden.
- 02
Anfrage und Freigabe
Direkte Bestätigung oder Teamfreigabe werden nach Ihren Regeln vorgesehen. Kundenkontakt, Terminstatus und Änderungswunsch werden demselben Eintrag zugeordnet.
- 03
Teilnahme und Folgeschritt
Erschienen, nicht erschienen und abgesagt werden getrennt erfasst. Angebote freier Zeiten an die Warteliste und Folgetermine werden nach Bedarf gestaltet.
Terminkalender, Online-Anfrage und optionale Vorschläge
Wählen Sie das Problem für die erste Version: Ressourcenkonflikte, verstreute Anfragen oder Lücken nach Absagen. Jedes benötigt eigene Geschäftsregeln.
KI-Vorschläge werden getrennt vom Startkalender bewertet. Datenbasis und Erfassung der Personalentscheidung legen wir gemeinsam fest. Eigenständige Planungsentscheidungen, klinische Empfehlungen und bedingungslose Verbindungen zu allen Nachrichtenkanälen gehören nicht zum Startumfang. Leistungsspezifische Kundenfelder wählen wir nach Bedarf und Verarbeitungszweck.
Für die erste Version
- Kalender und Leistungen
- Leistungsdauer, Personal, Räume, Geräte und Telefontermine können den Startumfang bilden.
- Online-Anfragen
- Auswahl freier Zeiten, Freigaberegeln und Kundenkontaktfelder werden mit dem Tageskalender definiert.
Ergänzung nach Bedarf
- Warteliste und Vorschläge
- Warteliste, Angebote bei Absagelücken und KI-gestützte Vorschläge können nach Bedarf ergänzt werden.
Von externen Systemen abhängig
- Nachrichten und Zahlungen
- SMS, Nachrichtenplattformen und Online-Zahlungen werden bei API-Zugang Ihres Anbieters und passenden technischen Bedingungen gesondert geplant.
Von einer Leistung zu aufeinanderfolgenden Terminleistungen
Bei mehreren Leistungen passt dieselbe freie Zeit nicht für jede Anfrage. Eine benötigt nur Personal, eine andere zusätzlich Raum, Gerät und Vorbereitung. Kombinieren Sie Leistungen, besprechen wir Reihenfolge und Ressourcenübergabe gesondert. Optionale Vorschläge sollen dem Team Entscheidungsalternativen bieten; angenommene Optionen und Änderungsgründe können erfasst werden.
| Von einer Leistung zu aufeinanderfolgenden Terminleistungen | Eine Leistung | Mehrere Leistungen |
|---|---|---|
| Termindauer | Leistungsdauer und Vorbereitung werden gemeinsam definiert. | Dauer jeder Leistung und aufeinanderfolgende Schritte werden getrennt betrachtet. |
| Ressourcen | Personal und benötigter Raum können gemeinsam reserviert werden. | Je Leistung werden unterschiedliche Personal-, Raum- und Gerätezuordnungen geplant. |
| Vorschläge | Eine Liste freier Zeiten kann Vorrang haben. | Optionale Vorschlagsregeln stellen Alternativen zur Teamentscheidung bereit. |
Ressourcen
- Eine Leistung
- Personal und benötigter Raum können gemeinsam reserviert werden.
- Mehrere Leistungen
- Je Leistung werden unterschiedliche Personal-, Raum- und Gerätezuordnungen geplant.
Vorschläge
- Eine Leistung
- Eine Liste freier Zeiten kann Vorrang haben.
- Mehrere Leistungen
- Optionale Vorschlagsregeln stellen Alternativen zur Teamentscheidung bereit.
Eigene Personalkalender und Verwaltung der Terminressourcen
Kundenkontakte, Leistungshistorie und Arbeitszeiten benötigen unterschiedliche Zugriffe. Das System, das wir entwickeln, trennt Personal mit eigenem Kalender von der Verwaltung aller Ressourcen. Kundenlinks zur Terminänderung werden auf den betreffenden Eintrag begrenzt. Export und Sammelnachrichten erhalten eigene Rechte.
Empfang und Personal
Der Empfang erhält Anfrageannahme und Ressourcenwahl, das Personal eigene Termine und notwendige Kundenangaben. Änderungen fremder Einträge werden getrennt behandelt.
Leitung
Rollen für Dauer, Arbeitszeit, Abwesenheit und Raumnutzung können definiert werden. Gemeinsam bestimmen wir die Prüfung bestehender Termine bei geänderten Kalenderregeln.
Einwilligung und personenbezogene Daten
Leistungsnachrichten und Werbeeinwilligung werden getrennt behandelt. KVKK, das türkische Datenschutzgesetz, Aufbewahrung, Protokolle und sensible Leistungsfelder werden geprüft; Ihr Betrieb ist datenschutzrechtlich verantwortlich.
Terminausfälle, Personalwechsel und längere Leistungen
Wird dieselbe kurzfristig freie Zeit mehreren Kunden angeboten, kann ein neuer Konflikt entstehen. Das System, das wir entwickeln, berücksichtigt Angebotsreihenfolge, Antwortprozess und Reservierungszeitpunkt gemeinsam.
Bei Personalausfall werden Terminübergabe und Kundeninformation getrennte Schritte. Verlängerte Leistungen ändern spätere Termine nicht unbemerkt; eine Liste betroffener Einträge kann für berechtigte Prüfung gestaltet werden. Bei fehlgeschlagener Nachricht werden Termin- und Nachrichtenstatus getrennt verfolgt und die Nachverfolgung durch Ihr Team festgelegt.
Was die Entscheidung erschwert
- Eine freie Zeit kann gleichzeitig mehreren Kunden zugesagt werden.
- Ein Personalwechsel erreicht den Kundeneintrag verspätet.
Ablauf für den Projektumfang
- Wartelistenangebot und bestätigter Termin erhalten getrennte Zustände.
- Durch Abwesenheit oder längere Leistungen betroffene Einträge werden vorgesehen.
Personalkalender und Wiederholungsreihen übernehmen
Neben Kundenlisten prüfen wir Leistungsnamen, Dauer und Personalzuordnung. Zukünftige Termine und frühere Absagen werden bei der Übernahme getrennt betrachtet. Unbekannte Quellen von Kommunikationseinwilligungen benötigen eigene Prüfung. Nachrichten- und Zahlungsanbindungen werden bei API-Zugang mit Antwort- und Fehlerfällen geplant.
- 01
Quelldaten prüfen
In einem Kalenderbeispiel ohne personenbezogene Angaben ordnen wir Personal, Leistungsdauer und wiederkehrende Termine zu. Abgesagte Einträge und zukünftige Termine betrachten wir getrennt.
- 02
Probeübernahme und Prüfung
Die Probeübernahme soll Ihre Prüfung überschneidender Personalzeiten und fehlender Termine in Wiederholungsreihen umfassen. Nicht übertragbare Kalenderfelder und Kommunikationseinwilligungen mit unklarer Quelle listen wir gesondert auf.
- 03
Voraussetzungen klären
Bei API-Zugang für Nachrichten- oder Zahlungsanbindungen prüfen wir Terminkennungen, Antworten und Fehlerprotokolle. Ohne Zugang bewerten wir Kalenderdateien oder die Termineingabe durch Ihr Team entsprechend Ihrem Bedarf.
Quellen für Kalenderüberschneidungen
Diese Quellen helfen beim Gespräch über die Zuordnung von Personalkalendern zu Kundenakten. Leistungsdauer und Terminstatus im Kosmetikstudio-Beispiel bieten Anhaltspunkte für Ihre Wiederholungs- und Absageregeln.
Web-Lösungen
Lernen Sie unseren Webentwicklungsansatz kennen, um Kalenderbearbeitung durch Personal im Browser sowie Raum- und Gerätebedarf zu planen.
Kosmetikstudio-Software
Betrachten Sie das vorhandene Zusammenspiel von Leistungsdauer, Personal und Kunden, um Entscheidungen bei Ihren Terminüberschneidungen zu besprechen.
Website oder Webanwendung?
Der Beitrag hilft, den Umfang einer Website für Terminanfragen von einer Anwendung zur Verwaltung von Personalkalendern zu unterscheiden.
Angebotsumfang anhand von Wiederholungen und Absagen
Bereiten Sie einen Tageskalender mit Leistungen, Arbeitszeiten und Raum- oder Gerätenutzung vor. Ergänzen Sie je eine Absage, eine verlängerte Leistung und einen Personalwechsel. Entfernen Sie Kundendaten, damit wir die beim Team verbleibenden Entscheidungen gemeinsam bestimmen.
- Benennen Sie die Freigabe von Kalenderänderungen und die Rolle für Termineingaben.
- Listen Sie Wiederholungs- und Absageprioritäten für die erste Kalenderversion auf.
- Bereiten Sie einen exportierbaren Personalkalender ohne personenbezogene Angaben vor.
Wiederholungstermine, Personalwechsel und verlängerte Leistungen bestimmen den Kalenderumfang des Angebots. Nutzungsmodell, Support und Grenzen der geprüften Kalenderanbindungen werden schriftlich besprochen.
So arbeiten wir
Wir verkaufen kein fertiges Paket: Wir gestalten die Software entlang Ihrer Abläufe, entwickeln die erste Version in kurzen Schritten und betreiben sie auch nach dem Start.
- 01
Erstgespräch
Wir hören zu: Ihre Abläufe, Ihr Team und die Werkzeuge, die Sie heute nutzen.
- 02
Umfang und Angebot
Module, Prioritäten und Preis halten wir in einem schriftlichen Angebot fest.
- 03
Entwicklung
Wir zeigen in kurzen Abständen lauffähige Versionen und arbeiten mit Ihrem Feedback weiter.
- 04
Einrichtung und Übernahme
Wir übernehmen Ihre bestehenden Daten und begleiten Ihr Team beim Start.
- 05
Support
Wir betreiben die Software im Abonnement und halten sie aktuell und sicher.
Häufige Fragen
Verhindern Erinnerungen jedes Nichterscheinen?
Nein, aber sie helfen, es zu verringern. Eine Erinnerung vor dem Termin kann aus manchem stillen Nichterscheinen eine Absage oder Verschiebung machen – so lässt sich der Termin wenigstens neu vergeben. Bei Software, die verspricht, dass niemand mehr unentschuldigt fehlt, wären wir vorsichtig.
Was genau macht die KI?
Wenn sie Teil des Umfangs ist, liefert die KI Vorschläge, die bei der Planung helfen: passende Zeiten auf Basis von Leistungsdauer, Verfügbarkeit des Personals und bisherigen Vorlieben eines Kunden oder Hinweise, wem ein frei gewordener Termin angeboten werden könnte. Vorschläge bleiben Vorschläge; die Entscheidung trifft Ihr Team. Dieser Teil ist optional und wird gemeinsam mit Ihnen festgelegt.
Können Nachrichten über WhatsApp verschickt werden?
Die WhatsApp-Business-Plattform kann angebunden werden. Nachrichten, die Ihr Betrieb von sich aus sendet, unterliegen den Vorlagen- und Freigaberegeln der Plattform; die Texte werden deshalb bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen darauf abgestimmt. SMS kann als Alternative oder zusätzlicher Kanal in den Umfang aufgenommen werden.
Lassen sich mehrere Mitarbeitende und Räume verwalten?
Ja, der Umfang wird darauf ausgelegt. Personal, Räume und Geräte werden als Ressourcen angelegt, und ein Termin belegt alle benötigten Ressourcen gleichzeitig – zwei Termine, die einzeln korrekt aussehen, können so nicht im selben Raum kollidieren.
Für welche Branchen lässt sich das System entwickeln?
Für nahezu jeden Betrieb, der mit Terminen arbeitet: Praxen, Beratungen, Kosmetikstudios oder Kfz-Werkstätten zum Beispiel. Branchenspezifische Felder, etwa Behandlungsnotizen in einer Praxis oder Fahrzeugdaten in einer Werkstatt, werden im Erstgespräch festgelegt und in den Umfang aufgenommen.
Können wir unsere bestehende Kundenliste übernehmen?
Ja, aus Excel oder einer CSV-Datei. Auch frühere Termine lassen sich übernehmen; wie viel davon, hängt davon ab, wie einheitlich Ihre bisherigen Daten gepflegt wurden.
Wie werden Folgetermine bei einer verlängerten Leistung behandelt?
Das System, das wir entwickeln, kann eine Teamprüfung betroffener Termine vorsehen. Neue Zeitvorschläge, Kundeninformation und Änderungsfreigabe werden entsprechend Ihrer Arbeitsweise definiert.
Wie wird eine Zeit für einen Wartelistenkunden reserviert?
Angebotene Zeit und bestätigter Termin können getrennte Zustände erhalten. Reihenfolge, Antwortbedingungen und erneute Ressourcenfreigabe klären wir im Gespräch; die abschließend entscheidende Rolle wird gesondert gewählt.
Wie wird der Preis festgelegt?
Nach einem Erstgespräch erstellen wir ein schriftliches Angebot mit Umfang, Modulen und Einrichtungsaufwand. Die Software wird im Monats- oder Jahresabonnement bereitgestellt.
Erhalten wir den Quellcode?
In unserem Standardmodell wird die Software im Abonnement bereitgestellt, der Quellcode wird nicht übertragen. Ein anderes Modell vereinbaren wir in einem gesonderten schriftlichen Vertrag.
Wer ist für die Nutzung der Software verantwortlich?
Wir entwickeln und betreiben die Software. Für die Art der Nutzung, die eingegebenen Daten und veröffentlichte Inhalte ist der nutzende Betrieb verantwortlich; Einzelheiten regelt der Dienstleistungsvertrag.
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