Yapay Zekâ Destekli Akıllı Randevu Sistemi

Saat 14.00. Ön büro telefondaki müşteriye uzmanın boş saatini verir; aynı dakikada online sayfadan gelen bir talep de aynı odayı ister. Akşam iki müşteri de kapıdadır. Son dakika iptalinde boşalan saat ise kimseye teklif edilmeden geçip gider.

Geliştireceğimiz sistemde bir randevu yalnız personeli değil, hizmetin gerektirdiği oda, cihaz ve hazırlık payını da aynı anda ayırır. Hangi hizmetin hangi kaynağa ihtiyaç duyduğunu siz tanımlarsınız; sistem bu kurala uymayan ikinci kaydı kabul etmez ve uygun saatleri gösterir. Telefonla ya da online gelen her randevu aynı takvime yazılır; talep, kesin randevu ve bekleme listesi ayrı durumlarda izlenir.

Bir uzman ve ortak bir oda gerektiren hizmeti düşünün. Müşteri online sayfada saat seçerken ön büro da aynı saat için telefonda konuşuyor olabilir. Geliştireceğimiz sistemde ilk kesinleşen kayıt odayı tutar; ikinci kişiye o an uygun olan diğer saatler gösterilir.

İlk sürümde en çok canınızı yakan sorunu çözeriz: çakışan kaynaklar, dağınık talepler ya da iptal sonrası boş kalan saatler. Her biri farklı iş kuralı ister; hepsini birden değil, önceliğinize göre sırayla kurarız.

Yapay zekâ önerileri, başlangıç takviminin üstüne eklenen ayrı bir katmandır. Sistem uygun saatleri ve boşalan saatin kime teklif edilebileceğini önerir; öneriyi kabul eden ya da değiştiren her zaman personeldir ve bu karar kaydedilir. Kendi kendine karar veren planlama ve klinik öneri bu sistemin işi değildir. Hizmete özgü müşteri alanları da ihtiyaç ve veri işleme amacı üzerinden seçilir.

Bazı müşteriler tek hizmet için gelir, bazıları aynı ziyarette iki üç hizmeti art arda alır. İkincisinde boş bir saat yetmez; her hizmetin personeli, odası ve cihazı sırayla uygun olmalıdır. Geliştireceğimiz sistem bu sırayı hesaba katar; öneri desteği seçilirse ekibe seçenek sunar ve hangi seçeneğin kabul edildiğini kaydeder.

İptal edilen saati aynı anda üç müşteriye teklif ederseniz yeni bir çakışma doğar. Geliştireceğimiz sistemde boşalan saat bekleme listesindeki müşterilere sırayla teklif edilir; saat, yanıt beklenirken o müşteri için tutulur, yanıt gelmezse sıradakine geçer.

Personel gelmediğinde etkilenen randevular tek listede toplanır; başka personele devir ve müşteriye bilgi ayrı adımlardır. Bir hizmet uzadığında sonraki randevular sessizce kaydırılmaz, etkilenenler ekibin önüne gelir. Mesaj müşteriye ulaşmadıysa randevunun durumu ile mesajın durumu ayrı görünür; ekip kimi arayacağını bilir.

Aktarımda müşteri listesi kadar hizmet adları, süreler ve personel eşleşmeleri de önemlidir. Gelecek randevular ile geçmiş iptaller ayrı taşınır; iletişim izninin kaynağı bilinmeyen kayıtlar ayrıca işaretlenir. Mesaj veya ödeme bağlantısı, sağlayıcınızın API erişimi varsa bu aşamada denenir.

Personel takvimiyle müşteri kaydının nasıl bağlandığını görmek için bugün satışta olan güzellik salonu yazılımımıza bakabilirsiniz. Oradaki hizmet süreleri ve randevu durumları, sizin tekrar ve iptal kurallarınızı tarif ederken iyi bir başlangıç noktasıdır.