Hotel- und Pensionssoftware

Stehen telefonische Buchungen in einem Buch und Online-Anfragen in einer anderen Liste, sind Zusagen für dasselbe Zimmer schwer zu prüfen. Bei früher Ankunft kann ein freies Zimmer noch ungereinigt sein. Zusatzkosten erreichen die Abrechnung spät; Agentur- und Direktbuchungen können durcheinandergeraten.

In der Software, die wir entwickeln, werden Reservierung, tatsächlicher Zimmerzustand und Gästekonto verknüpft, aber getrennt geführt. Sie bestimmen den Unterschied zwischen Option und bestätigter Buchung. Die Prüfungen für Verkauf und Übergabe eines Zimmers werden dadurch ausdrücklich vorgesehen.

Betrachten wir einen Gast, der telefonisch bucht und am Anreisetag früh eintrifft. Buchungszusage, Zimmerzuweisung und Fertigmeldung der Reinigung werden als eigene Schritte untersucht. Anhand Ihrer Anreise- und Abreisedokumente planen wir diese Schritte entsprechend Ihrer Arbeitsweise.

In einer kleinen Pension können tägliche Zimmerliste und Gästekonto zunächst Vorrang haben. Bei vielfältigeren Verkaufsquellen werden Zimmertypen, Preiszeiträume und Kanalzuordnung zusätzlich betrachtet.

Wir legen fest, auf welchen Eintrag jede Anbindung zurückgreift. Kanalverträge zu verwalten, offizielle Meldepflichten zu übernehmen oder sämtliche Verkaufskanäle bedingungslos anzubinden gehört nicht zum vorgeschlagenen Startumfang. Technische Bedingungen gewünschter Verbindungen und Ihr Meldeverfahren prüfen wir bei der Bedarfsklärung.

Für mehrere Häuser reicht ein einzelner Zimmerkalender nicht aus. Die Suche nach Zimmern in anderen Häusern, eine Gesamtübersicht für die Leitung und lokale Reinigungsaufgaben erfordern unterschiedliche Rechte. Ob Sie gemeinsam verkaufen, bestimmt die Aufteilung des Umfangs. Auch die Zuordnung einer Zahlung aus einem Haus zu einem Aufenthalt in einem anderen wird getrennt von gewöhnlichen Zahlungseinträgen bewertet.

Überbuchung, ein defektes Zimmer und eine kurzfristige Verlängerung benötigen unterschiedliche Lösungen. In der Software, die wir entwickeln, werden Ursache, angebotene Alternativen und Entscheidung der berechtigten Person als getrennte Einträge vorgesehen.

Sie bestimmen den Umgang mit Preisunterschieden beim Wechsel des Zimmertyps. Bei Stornierung werden Anzahlungsrückgabe, Verkaufsquelle und erneute Kalenderfreigabe gemeinsam bewertet. Verspätete Änderungen externer Kanäle erfordern eine Prüfung des Eintrags; auch Fehlerabläufe der Anbindung werden im Projekt betrachtet.

Wir prüfen, wie Zimmernummer und Zimmertyp in bisherigen Listen geführt werden. Künftige Buchungen, offene Gästekonten und Anzahlungen werden bei der Übernahme gesondert kontrolliert. Für Channel-Manager sind Zimmer- und Preiscodezuordnungen nötig. Bei API-Zugang Ihres Anbieters wird der Abruf von Änderungs- und Fehlerprotokollen zusätzlich geplant.

Diese Quellen unterstützen das Gespräch über Aufenthaltspläne und Gastkonten. Die Trennung von Buchung und Zahlung im Kosmetikstudio-Beispiel bietet einen Ausgangspunkt für Hotelregeln zu offenen Gastkonten und Zimmerwechseln.