Ücretsiz Güzellik Salonu Programı Var mı?

Pazartesi akşamı salonu kapattınız, kasayı saydınız ve telefona "güzellik salonu randevu programı ücretsiz" yazdınız. Sonuçlarda "ücretsiz" kelimesi sık geçiyor. Kayıt ekranına gelince kimi kart bilgisi istiyor, kimi personel sınırını küçük harflerle yazıyor.

Kısa cevap: evet, ücretsiz güzellik salonu programı var. Ama "ücretsiz" çoğu zaman üç ayrı şeyi anlatıyor: hiç para ödemediğiniz basit araçlar, belli bir süre ya da sınıra kadar ücretsiz kalan uygulamalar ve bedelini başka yoldan ödediğiniz sürümler. Hangisini kurduğunuzu bilirseniz sınıra geldiğinizde şaşırmazsınız.

Kendi ürünümüzün ücretsiz olmadığını da baştan söyleyelim; fiyatını, neyi yapıp neyi yapmadığını yazının sonunda açıkça yazdık.

Gerçekten ücretsiz olan seçenekler

Hesap tablosu ya da defter

Müşteri takibini ücretsiz yapmanın en kolay yolu hesap tablosu: ad, telefon, son ziyaret, kısa not. Sorun, salonun gününü tabloya taşımaya çalıştığınızda başlıyor. Aynı dosyayı resepsiyon bilgisayarında ve telefonda ayrı ayrı açtığınızda iki kopya oluşuyor; akşam hangisinin doğru olduğunu tablo söylemiyor. Bir satırı kimin, ne zaman değiştirdiğini de bilmiyorsunuz. Formülle kalan seans hesaplamak mümkün, ama iptal edilen ya da geri alınan bir seansı tabloya işlemek yine size kalıyor.

Telefonun takvimi

Tek kişilik bir stüdyo için telefon takvimi iş görür: randevu, hatırlatma, adres. Takvimi ikinci bir uzmanla paylaşmak da mümkün. Ama takvim kabini, cihazı ve paket seansını tanımıyor. Saat 14.00 boş görünüyor; boş olan uzman mı, kabin mi, cihaz mı, takvim bunu bilmiyor. Hatırlatma da size geliyor, müşteriye değil; müşteriye haber vermek yine elle yaptığınız bir iş.

Ücretsiz paketi olan uygulamalar

Bazı randevu uygulamaları ücretsiz bir başlangıç paketi sunuyor. Bu paketler genellikle bir sınırla geliyor: personel sayısı, aylık randevu ya da müşteri sayısı, şube, rapor, mesaj. Sınır dolunca ücretli pakete geçmeniz isteniyor. Model kendi içinde dürüst olabilir; yalnız sınırın sizin salonunuzda hangi ay dolacağını bugünden hesaplayın. Kayıt olmadan önce iki şeyi de sorun: sınır aşıldığında mevcut kayıtlara ne oluyor, ücretli pakete geçmezseniz verinizi alabiliyor musunuz?

Bilgisayar programı mı, tarayıcıda çalışan program mı?

"Güzellik salonu bilgisayar programı" derken iki ayrı şey kastedilebilir: resepsiyon bilgisayarına kurulan bir yazılım ya da tarayıcıda açılan bir program. Kurulan programda yedek, güncelleme ve bilgisayar arızası sizin işiniz. Tarayıcıda çalışanda bu işler sağlayıcıda, ama veriniz de onun sunucusunda duruyor. İkisinde de ilk sorunuz aynı olmalı: verim nerede ve onu nasıl geri alırım?

"Ücretsiz" yazısının altında ne var?

Ücretsiz etiketini gördüğünüzde dört ihtimali kontrol edin:

• Deneme süresi: Program belli bir süre sonra ücretli hâle geliyor. Kart bilgisi baştan isteniyorsa yenilemenin kendiliğinden olup olmadığına ve süre bitince girdiğiniz kayıtlara ne olacağına bakın.
• Sınırlı paket: Personel, randevu, müşteri ya da şube sayısında sınır var. Hangi özelliklerin ücretli pakette kaldığını kayıttan önce okuyun.
• Başka yoldan gelir: Programın kendisi ücretsiz, ama hatırlatma mesajları kredi karşılığı gidiyor ya da ekranlarda reklam çıkıyor.
• Veri sınırı: Saklanan kayıt süresi, fotoğraf ve belge kotası ya da verinizi dışa aktarma hakkı yalnız ücretli pakette olabiliyor.

Faturada görünmeyen maliyetler

Ücretsiz bir aracın bedeli faturada değil, salonun gününde çıkabiliyor.

• Kaybolan randevu: Cumartesi öğleden sonra aynı kabine iki randevu yazılmışsa birini geri çevirirsiniz. O saatin bedelini en iyi siz bilirsiniz: hizmet ücreti, bekletilen müşteri, belki bir sonraki randevusu.
• Yedek: Telefon kaybolduğunda ya da tablo yanlışlıkla üzerine kaydedildiğinde son yedeğiniz ne zamandı? Yedeği kimin aldığı bir yerde yazmıyorsa yedeği sizin almanız gerektiğini varsayın.
• Dışa aktarma: Bir gün programı değiştirdiğinizde müşteri listesini, kalan seansları ve borçları alabilecek misiniz? Yalnız ad ve telefon çıkıyorsa paketleri elle yeniden girersiniz.
• Mesaj kredisi: SMS göndermenin bir maliyeti var. Program mesajı kendisi gönderiyorsa bu maliyet size kredi ya da paket olarak yansır; ayda kaç hatırlatma göndereceğinizi bu fiyatla çarpın.
• Ayrılan çalışan: Paylaşılan tablo ya da takvim bir çalışanın kişisel hesabına bağlıysa, o kişi ayrıldığında erişim de onunla gidebilir.
• Destek: Cumartesi 11.00'de takvim açılmıyorsa arayacağınız biri var mı?

KVKK: sorumluluk programda değil, sizde

Program ücretsiz de olsa ücretli de olsa, salonunuzun müşteri kayıtlarında veri sorumlusu sizsiniz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu veri sorumlusunu, verinin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen kişi olarak tanımlıyor ve ondan uygun güvenlik düzeyi için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını istiyor. Veriyi sizin adınıza bir program sağlayıcısı işliyorsa bu tedbirlerden onunla birlikte sorumlu oluyorsunuz (madde 3 ve 12).

Alerji, hassasiyet ya da kullanılan ilaç notu tutuyorsanız bunlar sağlıkla ilgili veriler. Kanun bunları özel nitelikli kişisel veri sayıyor; işlenmelerini ancak sayılan şartlardan biri (örneğin açık rıza) varsa mümkün kılıyor ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yeterli önlemleri şart koşuyor (madde 6). Tedbirleri kimin aldığını bilmediğiniz bir araca sağlık notu yazmayın.

Her programa sorulacak sorular

Ücretli ya da ücretsiz, bir programı salonunuza kurmadan önce şu soruların cevabını yazılı alın:

Konu	Soru
Verinin sahibi	Müşteri listesini, paketleri ve ödeme geçmişini istediğim an açabileceğim bir dosya olarak alabilir miyim? Aboneliği bırakırsam verim ne olur?
Yedek	Yedeği kim, ne sıklıkla alıyor? Geri yükleme hiç denendi mi?
Personel rolleri	Uzman yalnız kendi takvimini görebilir mi? İndirim ve tahsilat ayrı yetki mi?
Paket ve seans	Seans randevu verilince mi, işlem tamamlanınca mı düşüyor? Yanlışlıkla tamamlanan randevu geri alınınca hak iade ediliyor mu?
Hatırlatma	Mesajı program mı gönderiyor, ben mi? Ücretini kim ödüyor?
Kampanya izni	Müşterinin kampanya mesajı onayı nerede kayıtlı? Ret talebi nasıl işleniyor?
Sağlık notları	Alerji ve hassasiyet notları ayrı bir alanda mı, kimler görebiliyor?
Çakışma	Aynı kabine ya da cihaza aynı saatte iki randevu yazılabiliyor mu?
Destek	Sorun çıktığında kime, hangi saatlerde ulaşacağım?

Kampanya satırına bir not: indirim ve kampanya duyuruları gibi ticari elektronik iletiler alıcının önceden onayıyla gönderilebiliyor; alıcı da bunları dilediği zaman, gerekçe göstermeden reddedebiliyor (Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, madde 6 ve 8). Onayın nerede tutulduğunu bilmeyen bir programla kampanya mesajı göndermeyin.

Demo görüşmesinde deneyebileceğiniz randevu senaryolarını güzellik salonu randevu programı, müşteri kartı ve aranacaklar listesini güzellik salonu müşteri takip programı yazısında topladık.

Ücretsiz bir araçla başlıyorsanız

Ücretsiz düzenle başlamak yanlış değil; birkaç alışkanlıkla gizli maliyetin bir kısmını küçültebilirsiniz.

1. Tek bir ana kopya belirleyin. Tabloyu herkes aynı yerden açsın; telefona indirilmiş kopyalarla çalışılmasın.
2. Her cuma kapanışta müşteri listesini ve paketleri bir dosyaya alın, ayrı bir yerde saklayın.
3. Kalan seansı elle yazmayın; her kullanımı tarihiyle ayrı bir satıra işleyin, kalanı oradan sayın.
4. Hassasiyet ve alerji notlarını genel notlardan ayırın, kimlerin görebileceğini sınırlayın.
5. Kampanya mesajı onaylarını tarihleriyle bir sütunda tutun; ret gelirse aynı gün işleyin.
6. Ücretsiz paketin sınırına yaklaştığınız tarihi takviminize yazın; kararı son gün vermeyin.

Ücretli program ne zaman kendini öder?

Herkese uyan bir eşik yok; salonunuzun kendi rakamına bakın. Dört hafta boyunca küçük bir not tutun:

1. Çakışan, unutulan ya da yanlış saate yazılan randevular.
2. Kalan seans ya da borç konusunda tereddüt ettiğiniz müşteriler.
3. Gün sonunda tutmayan kasa.
4. Kayıt aramaya ve tabloyu düzeltmeye giden süre.

Kaybolan randevuları ortalama hizmet ücretinizle, harcanan saatleri de kendi saatinizin değeriyle çarpın. Diyelim ki dört haftanın sonunda iki çakışma, bir unutulmuş randevu ve haftada birkaç saatlik tablo düzeltmesi saydınız: üç randevunun bedeli ile o saatlerin toplamı, hesabın birinci satırı. Toplam aylık abonelik bedelini geçiyorsa ücretsiz araç size pahalıya geliyor demektir. Geçmiyorsa ücretsiz düzenle devam edin ve aynı notu üç ay sonra yeniden tutun.

Bizim güzellik salonu yazılımımız ücretsiz değil

Güzellik salonu yazılımımız ücretli: aylık 750 TL ya da yıllık 8.000 TL, ikisi de KDV dahil. İki paket arasındaki fark faturalama döneminde; yıllık paket, on iki aylık ödemenin toplamından 1.000 TL daha az tutuyor. Kurulum ücreti yok. Ödeme alındıktan sonra hesabınızı biz açıyoruz. Paketleri ve sözleşme koşullarını satın alma sayfasında görebilirsiniz; sözleşmeleri siparişten önce okuyup onaylıyorsunuz.

Ücretsiz deneme sürümü ya da herkese açık bir deneme hesabı şu an sunmuyoruz. Ekranları kendi salonunuzun akışıyla görmek isterseniz demo talep formundan bize yazın.

Yukarıdaki sorulara kendi cevaplarımız:

• Çakışma: Randevular uzman, kabin ve cihaz uygunluğu birlikte denetlenerek planlanıyor; aynı kabine iki randevu kaydedilemiyor, çakışmada en fazla beş uygun alternatif öneriliyor.
• Paket ve seans: Seans randevu tamamlandığında düşüyor; tamamlanma geri alınırsa hak ters kayıtla iade ediliyor.
• Personel rolleri: Yedi rol var ve rol izinlerine kişiye özel ekleme ya da çıkarma yapılabiliyor. Uzman varsayılan olarak kendi takviminde işlem yapıyor; indirim yapmak ve tahsilat almak ayrı izinlere bağlı.
• Hatırlatma: Hazır mesaj WhatsApp'ta ya da telefonunuzun SMS uygulamasında dolu olarak açılıyor; kontrol edip siz gönderiyorsunuz. Mesaj sizin telefonunuzdan gittiği için programda ayrıca SMS kredisi yok, otomatik gönderim de yok.
• İzinler ve sağlık notları: İletişim, pazarlama ve fotoğraf izinleri ayrı saklanıyor; fotoğraf izni kapalı başlıyor. Hassasiyet ve alerji notu genel nottan ayrı bir alanda duruyor.
• Veri ve kayıt: Salonların verisi veritabanı satır güvenliğiyle (RLS) birbirinden ayrılıyor. Ödemeler silinmiyor, sebebiyle iptal ediliyor; kimin hangi işlemi ne zaman yaptığı işlem kayıtlarında görünüyor.
• Geçiş: Excel'deki müşteri listenizi CSV (UTF-8) olarak kaydedip 5.000 satıra kadar önizlemeyle aktarabiliyorsunuz; aktarım temel müşteri bilgilerini kapsıyor.
• Kullanım: Telefon ve bilgisayar tarayıcısından çalışıyor; uygulama indirmeniz gerekmiyor.

Personel, stok, form, portal ve rapor gibi bazı alanların kullanımı firmanızda etkin özelliklere bağlı. Yedek ve dışa aktarma gibi burada cevabını yazmadığımız soruları demo görüşmesinde bize sorun ve cevabı yazılı isteyin; aynısını her sağlayıcıdan istemenizi öneririz.

Karar vermeden önce bir gününüzü deneyin

Geçen haftanın randevu defterini açın ve en yoğun gününü seçin: çakışan kabin, paketli müşteri, tutmayan kasa. Aday programların hepsinde, deneme hesabında ya da demo görüşmesinde, o günü baştan kurmayı isteyin. Salonunuzu yeni açıyorsanız ruhsat, belge ve maliyet tarafını güzellik salonu açmak için gerekenler yazısında topladık.