Ücretsiz Rent A Car Programı Var mı?

Pazar akşamı ofisi kapattınız. Yarın sabah üç teslim var; hangisinin hangi araçla çıkacağını defterden, WhatsApp yazışmalarından ve duvardaki tahtadan tek tek kontrol ettiniz. Sonra telefona "rent a car programı ücretsiz" yazdınız.

Kısa cevap: ücretsiz seçenekler var, ama çoğu bir kiralama programının işinin yalnız bir kısmını yapıyor. Hesap tablosu ve takvim hiç para istemez. Ücretsiz paketli uygulamalar belli bir araç ya da kullanıcı sayısına kadar bedelsizdir. İndirme sitelerinde "ücretsiz" diye listelenen programların bir kısmı ise deneme sürümüdür. Ücretsiz düzenin en çok zorlanacağı yer, 1 Ocak 2027'de yürürlüğe girecek kiralama yönetmeliğinin getirdiği kayıt yükü.

Kendi ürünümüzün ücretsiz olmadığını da baştan yazalım; fiyatını, neyi yapıp neyi yapmadığını sonda bulacaksınız. Bu yazı 9 Kasım 2026'daki mevzuata göre hazırlandı.

Gerçekten ücretsiz rent a car programı seçenekleri

Hesap tablosu: rent a car programı Excel'de nasıl kurulur?

Para ödemeden başlamanın en kolay yolu hesap tablosu. İşe yarar bir tablo üç sayfadan oluşur:

1. Araçlar: plaka, model yılı, güncel kilometre, muayene, trafik sigortası ve kasko bitiş tarihleri, HGS etiketi.
2. Kiralamalar: her kiralama tek satır; plaka, kiracı, alış ve dönüş tarihi ile saati, fiyat, depozito, durum.
3. Geçiş ve cezalar: plaka, tarih ve saat, tutar, bağlandığı kiralama.

Çift rezervasyonu tabloya yakalatmak için kiralamalar sayfasına bir kontrol sütunu ekleyin. Plaka B sütununda, alış C'de, dönüş D'de (tarih ve saat aynı hücrede), durum H'de olsun. İkinci satıra şu formülü yazıp aşağı doğru çekin:

=ÇOKEĞERSAY(B:B;B2;C:C;"<"&D2;D:D;">"&C2;H:H;"<>iptal")>1

Sonuç DOĞRU çıkarsa aynı araç o saatlerde iptal edilmemiş başka bir kiralamada da görünüyor. Son koşul, "iptal" diye işaretlediğiniz satırların başka kiralamalarda sahte çakışma göstermesini önlüyor. İngilizce Excel'de işlevin adı COUNTIFS.

Tablonun sınırı, iş ofis dışına taşındığında başlıyor. Otoparkta teslim yapan çalışan tabloyu telefonda, ofisteki çalışan bilgisayarda açıyor; iki kopya oluşabiliyor ve hangisinin güncel olduğunu tablo söylemiyor. Bir satırı kimin değiştirdiği, silinen kiralamanın neden silindiği görünmüyor. Formül çakışmayı ancak kayıt yapıldıktan sonra gösteriyor; iki çalışanın aynı dakikada aynı aracı vermesini engellemiyor.

Takvim

Her araç için bir takvim açıp kiralamaları etkinlik olarak girmek, birkaç araçlık bir filoda müsaitliği görmenin bedelsiz yolu. Muayene ve sigorta bitiş tarihlerine hatırlatma kurmak da kolay. Ama takvim fiyat hesaplamaz, depozito tutmaz, kilometre ve yakıt bilmez; üst üste binen iki etkinliği de kaydetmenize izin verir.

Ücretsiz paketi olan araç kiralama programları

Bazı kiralama ve filo uygulamaları ücretsiz bir başlangıç paketi sunuyor. Bu paketlerin sınırı genellikle araç, kullanıcı ya da şube sayısında, bazen de sözleşme ya da fotoğraf kotasında. Kayıt olmadan önce sınırın filonuzda hangi ay dolacağını hesaplayın. Sınır aşıldığında mevcut kayıtlara ne olduğunu ve ücretli pakete geçmezseniz verinizi alıp alamayacağınızı da sorun.

"Araç filo yönetimi programı ücretsiz" diye aradığınızda çıkan sonuçların bir kısmı kiralama için değil, şirketlerin kendi araçlarını izlemesi için yapılmış. Bu programlar yakıt, bakım ve şoför takibi yapar; rezervasyon, sözleşme ve depozito bilmez.

İndirme sitelerindeki programlar

İndirme sitelerinde "ücretsiz rent a car programı" başlığıyla listelenen programların bir kısmı deneme sürümü, bir kısmı da yıllardır güncellenmemiş masaüstü yazılımı. Kurmadan önce son güncelleme tarihine, üreticiye ulaşılıp ulaşılamadığına ve kiracıların kimlik bilgilerini nerede sakladığına bakın. Kimin yaptığı belli olmayan bir kurulum dosyasını, müşteri verilerinin durduğu bilgisayara kurmayın.

"Ücretsiz" etiketinin dört anlamı

Etiket	Genellikle anlamı	Kayıttan önce sorun
Ücretsiz deneme	Belli bir süre sonra ücretli	Süre bitince girdiğim kiralamalara ne olur? Kart bilgisi baştan isteniyor mu?
Ücretsiz paket	Araç, kullanıcı ya da şube sınırı	Sınır kaç araçta? Hangi özellikler ücretli pakette kalıyor?
Ücretsiz, komisyonlu	Program bedelsiz, gelir rezervasyon başına komisyondan	Komisyon hangi rezervasyonlardan, hangi oranda alınıyor?
Ücretsiz indirme	Bilgisayara kurulan, çoğu zaman eski bir sürüm	Son güncelleme ne zaman? Yedeği kim alıyor?

2027 yönetmeliği ücretsiz düzeni nerede zorlar?

1 Ocak 2027'de yürürlüğe girecek Motorlu Kara Taşıtlarının Kiralanması Hakkında Yönetmelik, yetki belgesi şartından fazlasını getiriyor: her kiralamada tutulması ve süresinde kapatılması gereken kayıtlar. Hesap tablosu ve takvimle yürüyen bir ofisin en çok zorlanacağı yerler şunlar:

Yükümlülük	Madde	Ücretsiz düzende zorlandığı yer
Depozitoyu iadeden sonra 7 gün içinde geri vermek	14/4	Hangi depozitonun açık olduğunu ve son gününü kimse hatırlatmaz
Teslim ve iade belgesini kiracıya vermek	12/3, 12/4	Fotoğraflar çalışanın telefonunda kalır; belge yoksa hasar bedeli istenemez (16/6)
Ön bilgilendirme yapmak, sözleşme nüshasını teslimden önce vermek	10/1, 10/2	Kime, şablonun hangi sürümünün verildiği kayıtlı değildir
Sözleşme ve belgeleri 5 yıl saklamak	21/1-c	Klasör, e-posta ve telefon fotoğrafları beş yıl bir arada durmaz
Her aracı kiraya vermeden Bakanlığın Bilgi Sistemine kaydetmek, filodan çıkanı silmek	20/4	Filoya giren ve çıkan aracın ayrı bir listesi gerekir
Altı yaşı ya da 180 bin kilometreyi aşan aracı kiraya vermemek	15/1	Kilometre her iadede güncellenmezse sınır fark edilmez
Kiracıyı, aracı teslim etmeden KABİS'e bildirmek	Kimlik Bildirme Kanunu ek 3	Yapılmamış bildirimi gösteren bir liste yoktur

Yönetmeliğe aykırılıkta idari para cezası uygulanıyor. Uyarıya rağmen aykırılığı gidermeyen ya da aynı takvim yılında tekrarlayan işletmenin yetki belgesi iptal ediliyor (madde 9 ve 22). Bütün şartları ve mevcut işletmelere tanınan süreleri araç kiralama yetki belgesi yazısında topladık. Sözleşmenin 2027'ye uygun bir örneği, Word ve PDF olarak araç kiralama sözleşmesi örneği yazısında.

Faturada görünmeyen maliyetler

Hesap tablosunun aylık bedeli sıfır; asıl bedel başka satırlarda birikir.

• Çift rezervasyon: Aynı araç iki müşteriye söz verildiyse, ek bedel almadan eş değer ya da üst segment bir araç vermeniz gerekiyor (madde 12/2). Böyle bir aracınız yoksa ve müşteri alt segmenti kabul etmezse rezervasyonu bedelsiz iptal eder; müşteriyi de kaybedersiniz.
• İadeden sonra gelen geçiş ve ceza: Köprü geçişi ve trafik cezası haftalar sonra gelir. O saatte aracın kimde olduğunu bulamazsanız tutar sizde kalır; ödenmeyen ihlalli geçiş on beş günden sonra cezayla büyür.
• Hasar anlaşmazlığı: Teslim fotoğrafı bir çalışanın telefonunda kaldıysa, iadede görülen çiziğin teslimde olup olmadığını gösteremezsiniz.
• Gecikmiş depozito: Yedi günü aşan depozito iadesi yönetmeliğe aykırı ve kolayca şikâyet konusu olur.
• Ayrılan çalışan: Tablo ya da takvim, ayrılan bir çalışanın kişisel hesabındaysa kayıtlar onunla birlikte gidebilir.
• Yedek: Tablonun son yedeğini kim, ne zaman aldı? Cevabı bir yerde yazmıyorsa yedeğinizi yok sayın.

Kimlik ve ehliyet bilgileri: sorumluluk sizde

Kiracıların kimlik, ehliyet ve adres bilgileri için veri sorumlusu, hangi programı kullanırsanız kullanın sizsiniz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için gereken teknik ve idari tedbirleri veri sorumlusundan istiyor. Bir program sağlayıcısı veriyi sizin adınıza işliyorsa bu tedbirlerden onunla birlikte sorumlusunuz (madde 12). Kimlik ve ehliyet fotokopilerini herkesin açabildiği bir paylaşım klasöründe ya da çalışanların telefon galerisinde tutmayın.

Her programa sorulacak sorular

Ücretli ya da ücretsiz, bir programı ofisinize kurmadan önce şu soruların cevabını yazılı alın:

Konu	Soru
Çakışma	Aynı araç aynı saatlere ikinci kez kiralanabiliyor mu? İki çalışan aynı anda kaydederse ne oluyor?
Teslim ve iade	Fotoğraflar kiralamaya bağlı mı? Kaydedilen teslim sonradan değiştirilebiliyor mu?
Depozito	Depozito kira bedelinden ayrı izleniyor mu? İadesi bekleyenler görünüyor mu?
Geçiş ve ceza	Gelen geçişi ve cezayı o saatteki kiralamayla eşleştiriyor mu? Aynı geçiş iki kez yansıtılabiliyor mu?
KABİS	Yapılmamış bildirimleri gösteriyor mu? Bildirimi kim yapıyor?
Sözleşme	Hangi dillerde? Numara atlamasız mı? Eski sürümler saklanıyor mu?
Veri	Araç, müşteri ve kiralama kayıtlarımı istediğim an dosya olarak alabilir miyim? Aboneliği bırakırsam ne olur?
Yetki	Çalışan yalnız kendi şubesini görebiliyor mu? İndirim ve tahsilat ayrı yetki mi?
Yedek	Yedeği kim, ne sıklıkla alıyor?
Destek	Cumartesi sabahı sorun çıkarsa kime ulaşacağım?

Ücretsiz bir düzenle başlıyorsanız

Birkaç araçlık bir filoya tablo ve takvim bir süre yeter. Şu alışkanlıklar sürprizleri azaltır:

1. Tek bir ana tablo belirleyin; herkes onu açsın, telefona indirilmiş kopyalarla çalışılmasın.
2. Her kiralamayı tek satıra yazın ve satırı silmeyin; iptal edilen kiralamayı "iptal" diye işaretleyin.
3. Teslim ve iade fotoğraflarını, kiralama numarasıyla adlandırdığınız bir klasöre aynı gün yükleyin.
4. Depozito için üç sütun açın: alındığı gün, iade için son gün (araç iade günü artı yedi gün), iade edildiği gün.
5. Her pazartesi bir önceki haftanın geçişlerini kiralamalarla eşleştirin.
6. Her ayın son günü tabloyu bir dosya olarak ayrı bir yere kaydedin.

Ücretli program ne zaman kendini öder?

Bir ay boyunca şu dört şeyi not edin:

1. Çakışan ya da son anda araç değiştirmek zorunda kaldığınız rezervasyonlar.
2. Kiracısını bulamadığınız ya da tahsil edemediğiniz geçiş ve cezalar.
3. Yedi günü aşan depozito iadeleri ve hasar tartışmaları.
4. Tabloyu düzeltmeye ve eski sözleşme aramaya giden saatler.

Kaybolan kiralamaları ortalama kira bedelinizle, harcanan saatleri kendi saatinizin değeriyle çarpın; tahsil edilemeyen tutarları olduğu gibi ekleyin. Toplam, bir yazılım aboneliğinin aylık bedelinden yüksekse ücretsiz düzenin gerçek bedelini bulmuşsunuz demektir. Düşükse tabloyla devam edin; filo büyüdüğünde ya da yönetmeliğin yürürlüğe girdiği ilk ayın sonunda aynı notu yeniden tutun. Araç başına kâr hesabını rent a car maliyeti ve kazancı yazısında kurduk.

Bizim rent a car yazılımımız ücretsiz değil

Rent a car yazılımımız ücretli. Fiyatlara KDV dahil, kurulum ücreti yok:

Paket	Aylık	Yıllık	Sınır
Başlangıç	1.500 TL	15.000 TL	15 araç, 3 kullanıcı, 1 şube
Profesyonel	3.000 TL	30.000 TL	60 araç, 10 kullanıcı, 3 şube
Kurumsal	6.000 TL	60.000 TL	Araç, kullanıcı ve şube sınırı yok

Yıllık paket on aylık ödemeye denk geliyor. Siparişten sonra hesabınızı biz açıyoruz. Paketlerin içeriğini satın alma sayfasında görebilirsiniz. Ekranları kendi filonuzla görmek isterseniz demo talep formundan bize yazın.

Yukarıdaki sorulara kendi cevaplarımız:

• Çakışma: Dolu bir araca ikinci kiralama kaydedilemiyor. Engel veritabanında olduğu için iki çalışan aynı anda aynı aracı verse bile ikinci kayıt geçmiyor; yazılım çakışan rezervasyonu gösterip gruptaki başka bir aracı öneriyor.
• Teslim ve iade: Çalışan telefonla kilometreyi ve yakıtı giriyor, aracın dört yanını fotoğraflıyor, hasarı fotoğrafıyla kaydediyor ve müşteriye ekranda imzalatıyor. Dört fotoğraf çekilmeden teslim tamamlanmıyor, kaydedilen teslim sonradan değiştirilemiyor. Otoparkta internet kesilirse kayıt telefonda bekliyor, bağlantı gelince gönderiliyor. İadede teslim ve iade fotoğrafları yan yana açılıyor.
• Depozito: Alınması, kesilmesi ve iadesi kira bedelinden ayrı izleniyor. Kapanışta kilometre aşımı ve yakıt farkı hazır geliyor, hasar bedeli muafiyeti aşmıyor.
• Geçiş ve ceza (Profesyonel ve Kurumsal): Geçişi ve cezayı plaka ve saatle siz giriyorsunuz; yazılım o saatte aracı kiralayan müşteriyi buluyor. Birden fazla kiralamaya ya da hiçbirine denk gelmeyen geçişler ayrı listede onayınızı bekliyor, aynı geçiş iki kez yansımıyor.
• KABİS (Profesyonel ve Kurumsal): Bildirimi KABİS'te siz yapıyorsunuz. Yazılım her teslim ve iade için gereken bildirimi listeliyor, gönderilecek bilgiyi hazırlıyor ve aldığınız referansı kaydediyor; yapılmamış bildirim listede kalıyor.
• Sözleşme: Türkçe, İngilizce ya da Almanca PDF, atlamasız numara; her değişiklik yeni sürüm olarak saklanıyor. Ekran imzası güvenli elektronik imza değil; yazılım, müşterinin sözleşmenin hangi sürümünü ne zaman onayladığını kaydediyor.
• Veri ve yetki: Her firmanın verisi ayrı tutuluyor, kimlik ve ehliyet numaraları şifreli saklanıyor, veritabanı her gece şifrelenerek yedekleniyor. Önemli işlemler kimin ne zaman yaptığıyla silinmeyen kayıtlarda duruyor. Altı rol var; kişiye özel yetki ve şube kısıtı verilebiliyor.
• Geçiş günü: Araç ve müşteri listelerinizi Excel şablonuyla toplu aktarıyorsunuz; önizleme kaç kaydın geleceğini ve hatalı satırları gösteriyor.
• Tahsilat ve fatura: Yazılımda müşteriden online kartla ödeme alma yok; tahsilatı ofiste alıp kasaya, POS'a ya da banka hesabına kaydediyorsunuz. e-Fatura ve e-Arşiv göndermiyor; Profesyonel ve Kurumsal paketteki fatura modülü faturayı hazırlıyor, resmî gönderimi kullandığınız programdan yapıyorsunuz.
• Kullanım: Bilgisayarda ve telefonun tarayıcısında çalışıyor, uygulama indirmeniz gerekmiyor. Panel Türkçe, İngilizce ve Almanca.

Burada cevabını yazmadığımız sorular da var; örneğin aboneliği bıraktığınızda verinizi hangi biçimde alacağınız. Bunları demo görüşmesinde sorun ve cevabı yazılı isteyin. Aynı soruları her sağlayıcıya sorun.

Karar vermeden önce en karışık gününüzü deneyin

Geçen ayın en karışık gününü seçin: bir araç değişimi, gece yapılan bir iade, sonradan gelen bir köprü geçişi ve itiraz edilen bir çizik. Aday programların hepsinde, ücretsiz paket de olsa demo görüşmesi de olsa, o günü baştan kurmayı isteyin. O günü eksiksiz kaydedemeyen program, sezonun en yoğun haftasında da kaydedemez.