İhracat & Gümrük Yazılımı

Bir ihracat sevkiyatı çok sayıda belge ve birkaç taraf demektir. Proforma, ticari fatura, çeki listesi, menşe belgesi, sigorta poliçesi ve konşimento ayrı ayrı hazırlanır; aynı alıcı adresi ve aynı koli sayısı her belgeye yeniden yazılır. Sipariş miktarı son anda değiştiğinde değişiklik belgelerin birine geçer, ötekine geçmez. Müşavirden gelen belge bir e-postada kalırken lojistik ekibi yükün çıkmaya hazır olduğunu düşünür.

Geliştireceğimiz yazılımda her sevkiyat bir dosyadır. Ortak bilgiler bir kez girilir; proforma, ticari fatura ve çeki listesi bu kayıttan üretilir. Bir miktar değişince üç belge birlikte güncellenir. Gereken evrak, sizin ve gümrük müşavirinizin tanımladığı listeden gelir. Dosyada hangi belgenin tamam, hangisinin eksik, hangisinin kontrol beklediği ve sorumlusunun kim olduğu tek bakışta görünür.

Örnek bir yüklemeyi baştan sona izleyelim. Sipariş onaylanır, dosya açılır ve belge listesi gelir. Konteyner yüklenir, mühür ve konşimento numaraları dosyaya yazılır. Müşavir beyanname numarasını ve tescil tarihini iletir. Taşımanın durumu ile evrakın tamamlanma durumu ayrı ilerler; geliştireceğimiz yazılım ikisini aynı dosyada ama ayrı satırlarda gösterir.

İlk sürüm dosyanın günlük takibine odaklanır. Her ülke için belge listesini yeniden icat etmeyiz; sizin ve müşavirinizin güncel tuttuğu şablonları kullanırız. Akreditif takibi ve dosya bazında masraf dağıtımı bu çekirdeğin üzerine eklenir. Resmî gümrük sistemleri, taşıma şirketleri ve muhasebe programıyla veri alışverişi ise karşı tarafın sunduğu erişime bağlıdır.

İki yönü birlikte yürütüyorsanız masraf yapısı ortak kalır, evrak ve aşamalar ayrılır. İhracatta belgeyi siz hazırlarsınız; ithalatta gelen belgeyi kontrol edersiniz. Hangi şablonun hangi işlemde kullanılacağını dış ticaret ekibiniz ve müşaviriniz belirler, yazılım o şablonu dosyaya uygular.

Konteyner yüklenmiş, mühür vurulmuş, yine de dosya kapanmamıştır; menşe belgesi müşavirin kontrolündedir ya da sigorta poliçesi henüz gelmemiştir. Yüklendi durumu, bütün belgelerin tamamlandığı anlamına gelmez. Geliştireceğimiz yazılımda taşıma aşaması ile evrak durumu ayrı alanlardır. Eksik kalem, sorumlusu ve bekleme açıklaması dosyada durur. Bekleme sırasında gelen ardiye ve liman masrafları da aynı sevkiyata yazılır. Akreditif tarihleri bu dosyaya bağlıdır; şartların yorumu ve işlem kararı bankanızda ve müşavirinizde kalır.

Geçişte önce hâlâ işlemde olan sevkiyatları ayırırız. Belge dosyalarının adları kadar hangi yüklemeye ait oldukları da önemlidir. Kişisel verileri çıkarılmış bir örnekle dosya numarası, tarih ve masraf kaynağını eşleriz. Kapanmış eski dosyaların hangi ayrıntıda taşınacağına siz karar verirsiniz.

Görüşmeden önce hangi bilginin müşavire, lojistiğe ve muhasebeye yeniden iletildiğini listeleyin. Otomasyon hizmetimiz bu devirleri ortak bir kayıtta birleştirme yaklaşımımızı anlatır. İş akışı otomasyonu yazımız da bekleme nedenlerini ve tekrar yazılan alanları bulmanıza yardım eder. Ülkeye, ürüne ve işlem türüne bağlı evrak seçimleri sizin ve müşavirinizin kararıdır.