Kuaför Randevu Programı Nasıl Olmalı?

Kuaförde gün, güzellik merkezinden farklı akar. Kapıdan randevusuz müşteri girer, bir fön yirmi dakika sürerken bir boya iki saati bulur, işlem bitince adisyona şampuan ve bahşiş eklenir, akşam da kimin ne kadar prim hak ettiği hesaplanır. Bir kuaför randevu programı yalnız takvim tutuyorsa bu günün yarısını görmez.

Aşağıda kuaför salonları için program seçerken sormanızı önerdiğimiz soruları topladık. Örnekleri, kuaförleri de kapsayan güzellik salonu yazılımımızdan verdik; ekranlar örnek verilerle çekildi.

Randevulu ve randevusuz müşteri aynı takvimde

Mahalle kuaföründe müşterilerin önemli bir kısmı randevusuz gelir. Program bu müşteriyi takvime "şimdi" diye ekleyebilmeli ve randevu kaynağını (telefon, randevusuz, online) ayrı tutmalı. Ay sonunda hangi kanaldan ne kadar müşteri geldiğini görmek için bu ayrım işe yarar.

Asıl test şu: randevusuz müşteriyi bir ustaya yazdığınızda, o ustanın yarım saat sonraki randevusu tehlikeye giriyorsa program bunu gösteriyor mu? Yoksa takvim sessizce üst üste mi biniyor?

Aynı hizmet, farklı usta, farklı süre

Kıdemli usta bir kesimi kırk dakikada bitirirken yeni başlayan biri bir saat ayırmak ister. Fiyat da ustaya göre değişebilir. Program her hizmet için tek bir süre ve fiyat kabul ediyorsa ya takvim sıkışır ya da boşluk kalır.

Bizim yazılımımızda hizmete personele özel süre ve fiyat tanımlanabiliyor; uygun saat hesabı da bu süreyle yapılıyor. Program seçerken hizmet tanımında böyle bir alan olup olmadığını ilk ekranda sorun.

Boya beklerken ne oluyor?

Saç boyasında uzun bir bekleme süresi vardır ve usta bu sırada başka bir müşteriyle ilgilenebilir. Bu, takvim tasarımında en zor durumlardan biridir: işlem iki saat sürer ama ustanın elinin dolu olduğu süre daha kısadır.

Satıcıya bu durumu açıkça sorun ve ekranda gösterilmesini isteyin. Bazı programlar işlemi parçalara ayırmanıza izin verir, bazıları vermez. Hangisinin size uyduğu, salonunuzda boyanın ne kadar yer tuttuğuna bağlı. Bu ayrıntıyı sormadan alınan bir program, cumartesi günleri kâğıt deftere geri dönülmesine yol açabilir.

Adisyon: hizmet, ürün, bahşiş ve indirim tek ekranda

"Kuaför adisyon programı" aramasıyla gelenlerin çoğu aslında işlem sonundaki bu ekranı arıyor. Müşteri kalkarken yapılan hizmetler, satılan ürün, bahşiş ve varsa indirim aynı ekranda toplanmalı; ödeme nakit, kart ya da ikisi birden alınabilmeli.

Üç ayrıntıya bakın. İndirim yapma yetkisi herkeste mi, yoksa ayrı bir izin mi? Ürün fiyatını kasada elle değiştirmek mümkün mü? Kısmi ödeme alındığında kalan borç müşterinin kartına düşüyor mu? Bizim yazılımımızda indirim ayrı bir yetkiye bağlı, ürün fiyatları kayıttan okunuyor ve kalan tutar borç olarak takip ediliyor.

Prim ve komisyon akşam kavga çıkarmasın

Kuaförde prim çoğu zaman en hassas konudur. Ay sonunda hesaplanan bir prim listesi, oranlar ay ortasında değiştiyse ya da indirimler hesaba nasıl katıldığı belli değilse tartışma çıkarır.

İyi bir program primi satış anında kaydeder; sonradan oran değişse bile geçmiş satışın primi değişmez. Bahşiş prim matrahına girmez. İndirim, kalemlere orantılı dağıtılır. Kural da ustaya, hizmete ya da kategoriye göre ayrı tanımlanabilir.

Gün sonunda kasa

Kasa sayımı, kuaförlerin en çok kâğıtta kalan işidir. Programda gün sonu şöyle işlemeli: önce çekmecedeki nakdi sayarsınız, sonra programın beklediği tutarı görürsünüz. Beklenen tutarı baştan gösteren bir ekran, sayımı göstermelik hâle getirir.

Kart ve havale ödemelerinin çekmece hesabına karışmaması da önemli. Bizim yazılımımızda 50 ₺ ve üzeri farkta açıklama yazmadan kasa kapanmıyor; kapanıştaki tutarlar sonradan değiştirilemeyecek şekilde saklanıyor.

Usta kendi gününü telefondan görsün

Ustaların resepsiyon bilgisayarına gelip sıradaki müşterisine bakması, yoğun bir günde gereksiz bir trafik yaratır. Programın ustaya kendi gününü telefonda göstermesi bunu çözer: sıradaki randevu, müşterinin notu ve işlem bittiğinde tek dokunuşla "tamamlandı" demek.

Bizim yazılımımızda uzman hesabı varsayılan olarak yalnız kendi takviminde işlem yapabiliyor ve günlük ekranında kendi randevularını, tamamladığı işlemleri ve satışlarını görüyor. Uygulama indirmek gerekmiyor; telefonun tarayıcısı yetiyor. Ustaların birbirinin randevusunu taşıyıp taşıyamayacağı da sizin vereceğiniz bir yetki kararı olmalı.

Ücretsiz kuaför programı mı, ücretli mi?

"Kuaför programı ücretsiz" aramasının arkasında genellikle tek koltuklu bir salon vardır ve bu ölçekte ücretsiz bir takvim çoğu işi görür. Fark, ikinci usta ve ilk prim hesabıyla başlar. Ücretsiz bir aracın adisyon, prim ve kasa kapanışını desteklemesi nadirdir; desteklemiyorsa bu işler yine defterde kalır ve program yalnız takvim olur.

Karar verirken programın sizden hangi işi aldığını sayın: takvim, adisyon, prim, kasa, stok. Ücretsiz araç bunlardan yalnız birini alıyorsa geri kalan dört iş için harcadığınız zamanı da hesaba katın.

Şampuan rafı da programda olsun

Salonda satılan şampuan, maske ya da şekillendiriciler adisyona ekleniyorsa stoktan da düşmeli. Stok yetersizken satış yapılabiliyorsa sayımlar hiçbir zaman tutmaz. Boya gibi işlemde kullanılan malzemeyi satılan üründen ayrı takip edebilmek de maliyeti görmek için gerekli; bu konu ileride işinize yarar.

Kuaför salonunuz güzellik hizmetleri de veriyorsa kabin ve cihaz tarafını güzellik salonu randevu programı yazısında, müşteri kartı ve aranacaklar listesini güzellik salonu müşteri takip programı yazısında anlattık. Genel seçim listesi için randevu programı nasıl seçilir yazısına bakabilir, kendi salonunuz için demo isterseniz güzellik salonu yazılımı sayfasından bize yazabilirsiniz.