Randevu Programı Nasıl Seçilir? (2026)

Randevu programlarının demoları birbirine benzer: düzenli bir takvim, renkli bloklar, birkaç tıkla yeni randevu. Fark, işler ters gittiğinde çıkar. Çalışan son dakika izin aldığında, cihaz başka işlemde kullanılırken ya da müşteri kalan seansını sorduğunda programın ne yaptığını demoda görmezseniz ilk yoğun haftada görürsünüz.

O yüzden satıcıya "bu özellik var mı?" diye sormak yerine "bu durumda ne oluyor?" diye sorun ve ekranda göstermesini isteyin. Aşağıdaki sorular kuaförden diş kliniğine, randevuyla çalışan her işletmeye uyacak şekilde sıralandı.

Personel, kabin ve cihaz çakışması

Aynı çalışan boş olsa bile işlemin yapılacağı kabin veya ortak cihaz dolu olabilir. Takvim yalnız personeli kontrol ediyorsa randevu alınmış görünür, ama hizmet başlayamaz. İşlem süresine hazırlık ve temizlik aralığının dahil olup olmadığını da netleştirin.

Satıcıya şu örneği verin: “Farklı çalışanlar aynı cihazı aynı saat aralığında kullanmak istiyor. İkinci kaydı sistem engelliyor mu, yalnızca uyarıyor mu?” Uyarı geçilebiliyorsa bunu kimlerin yapabileceğini ve işlemin kayda girip girmediğini sorun.

İki kullanıcının aynı anda randevu oluşturduğu durumu da gösterime dahil edin. Bir ekranın boş görünmesi yeterli değildir; kaydetme sırasında son durumun kontrol edilmesi gerekir. Personel izni, farklı işlem süreleri ve randevu taşıma davranışını ayrı ayrı deneyin.

Hatırlatma ve gelmeyen müşteri

Hatırlatma özelliğinin tam olarak nasıl çalıştığını öğrenin. Mesaj otomatik mi gönderiliyor, yoksa çalışan bir öneriyi onaylayıp mı iletiyor? Hangi kanal kullanılıyor, gönderim ücreti ayrıca mı hesaplanıyor? Mesajın gönderilememesi halinde ekip bunu nereden görüyor?

“Randevu saati değişince önceki hatırlatma iptal oluyor mu?” sorusu yararlıdır. Yanlış saate göre gönderilen bir mesaj, takvimin doğru olmasına rağmen karışıklık yaratabilir. Kullanılan iletişim kanalının izin ve tercih yönetimini de görüşmede açıklığa kavuşturun.

Gelmeyen müşteri için ayrı bir durum kaydı bulunup bulunmadığını sorun. “Bu randevuyu gelmedi olarak işaretlediğimizde paket seansı ve bakiye nasıl etkileniyor?” İşletmenizin kuralını önce siz tanımlayın; yazılımın bu kuralı açık ve izlenebilir biçimde uygulamasını isteyin.

Paket, kalan seans ve bakiye

Paket satışını, hizmetin kullanılmasıyla aynı işlem gibi düşünmeyin. Müşteri paket alabilir, kısmi ödeme yapabilir ve seanslarını farklı günlerde kullanabilir. Kalan seans ile kalan borcun ayrı izlenmesi, çalışanların aynı bilgiye ulaşmasını kolaylaştırır.

Satıcıdan baştan sona örnek bir akış göstermesini isteyin: paket oluşturma, kısmi tahsilat, seans kullanımı ve randevu iptali. “İptal edilen işlem seansı geri ekliyor mu? Yanlış kullanım nasıl düzeltiliyor? Düzeltmeyi yapan kişi ve neden görülebiliyor mu?” sorularını sorun.

Paket süresi, devretme veya iade gibi kurallarınız varsa ayrıca belirtin. Her işletmenin aynı kuralı kullandığını varsaymayın. Müşteriye gösterilen bakiye ile çalışan ekranındaki tutarın aynı kayıt üzerinden oluşup oluşmadığını kontrol edin.

Kasa ve gün sonu

Takvimde tamamlanmış görünen bir işlem tahsil edilmiş olmayabilir. Nakit, kart ve bekleyen ödeme kayıtlarının nasıl ayrıldığını sorun. Kısmi ödeme, iade ve yanlış tahsilat düzeltmesini gösterime ekleyin; toplam tutarın hangi işlemlerden oluştuğunu görmek isteyin.

“Gün sonunda kasayı kim kapatıyor, sayım farkı nereye yazılıyor?” sorusuyla sorumluluğu netleştirin. Geçmiş günün işlemi değiştirilebiliyorsa bunun yetkisini ve izini öğrenin. Yazılımın kasa takibinin muhasebe ihtiyaçlarınızın hangilerini karşıladığını ayrıca değerlendirin.

Veriyi nasıl taşıyacak ve geri alacaksınız?

Mevcut müşteri, paket ve bakiye kayıtlarınızın örneklerini kişisel bilgileri maskeleyerek hazırlayın. Satıcıdan kabul edilen dosya biçimini, alan eşlemesini ve hatalı satırların nasıl bildirildiğini açıklamasını isteyin. Aktarımın toplamları ve müşteri bağlantılarını nasıl koruyacağını sorun.

“Veriyi kaydetmeden önce önizleme görebiliyor muyuz? Tekrar yüklenen dosya mükerrer kayıt oluşturuyor mu? Hatalı aktarımı nasıl geri alıyoruz?” sorularını birlikte ele alın. Ayrıca hizmetten ayrılırsanız hangi kayıtları, hangi biçimde dışarı alabileceğinizi sözleşmede netleştirin.

KVKK, yetki ve işlem kayıtları

Müşteri bilgilerini kimlerin görebileceğini görevler üzerinden tarif edin. Karşılama personeli, uygulayıcı ve işletme sorumlusu aynı erişime ihtiyaç duymayabilir. “Çalışan kendi randevularını görürken tüm müşteri listesini indirebiliyor mu?” gibi somut bir soruyla yetki sınırını deneyin.

Verinin nerede tutulduğunu, sağlayıcının hangi erişimlere sahip olduğunu, yedekleri ve silme taleplerinin nasıl ele alındığını öğrenin. Fotoğraf veya form gibi ek bilgiler tutulacaksa gerekliliğini ayrıca değerlendirin. KVKK bakımından yazılım özellikleri tek başına işletmenizin yükümlülüklerini tamamlamaz; bu bölüm genel değerlendirme soruları sunar.

Hesabı kapatılan çalışanın erişiminin ne zaman kesildiğini ve önemli değişikliklerin kaydını sorun. Bir kayıt silindiğinde veya yetki değiştiğinde ne olduğunun görülebilmesi, ekip içindeki soruların yanıtlanmasını kolaylaştırır.

Destek ve deneme süreci

Destek kanalını, çalışma saatlerini ve ücret kapsamını yazılı isteyin. Yeni personelin eğitimi, veri aktarımı ve ek geliştirme aynı pakete dahil olmayabilir. Kullanımı durduran bir sorunla küçük bir ekran talebinin nasıl ele alındığını öğrenin.

Denemeye takvimi gerçekten kullanacak çalışanları katın. Randevu taşıma, gelmeyen müşteri, yanlış ödeme ve erişim kısıtı gibi günlük senaryoları birlikte tamamlayın. Sonuçları aynı soru listesine kaydedin; karar verirken gösterilen davranışla verilen sözü ayırın.

Sektörünüze göre ek sorular

Bu liste genel. Güzellik salonu için kabin ve paket ayrıntılarını güzellik salonu randevu programı, kuaför için adisyon ve primi kuaför randevu programı, çok seanslı tedaviler için diş kliniği hasta takip programı yazısında ele aldık.

Cevapları bir tabloya not edin; gösterilen davranışla verilen sözü ayrı sütunlarda tutun. Kendi akışınız için soru listesini birlikte netleştirmek isterseniz akıllı randevu sistemi sayfasından bize yazabilirsiniz.