Spor Salonu Üye Takip Programı

Spor salonunda üye kaybı sessiz olur. Kimse kapıda "artık gelmiyorum" demez; önce haftada üç gelen üye bire düşer, sonra hiç gelmez, üyeliği bittiğinde de yenilemez. Salon bunu çoğu zaman yenileme tarihi geçtikten sonra fark eder. O noktada üyeyi geri kazanmak, bir ay önce aramaktan çok daha zordur.

Bir spor salonu üye takip programının asıl işi bu kaybı zamanında göstermektir. Aşağıda program seçerken bakmanızı önerdiğimiz noktaları sıraladık. Kendi spor salonu yazılımımızdan örnek verdiğimiz yerler, ürünün bugün yaptığı şeylerle sınırlı; geri kalanı satıcıya sormanız gereken sorular.

Üyelik, paket ve kalan süre aynı kayıtta

Excel'de üye takibi genelde bir isim, telefon ve bitiş tarihinden oluşur. Sorun, üyelik türleri çoğaldığında başlar: aylık, üç aylık, öğrenci, sabah saatleri, kişisel antrenör paketi. Her türün kuralı farklıdır ve elle takip edildiğinde kurallar kişiden kişiye değişir.

Programda paket kuralları bir kez tanımlanmalı ve her işlemde aynı şekilde uygulanmalı. Kontrol edin: kalan süre ve kalan ders hakkı üye kartında görünüyor mu? Üyelik dondurma, süre uzatma ya da paket değişikliği gibi istisnalar kayda geçiyor mu, yoksa notlara mı yazılıyor?

Kapıdaki giriş kaydı

Üye takibinin temeli giriş kaydıdır. Kimin ne sıklıkla geldiğini bilmeden gelmeyi bırakanı fark etmek mümkün değildir. Bizim yazılımımızda salon girişinde kiosk modunda açılan bir ekran üye girişlerini kaydediyor; bu kayıtlar üyelik süreleriyle birlikte izleniyor.

Turnike, kartlı geçiş ya da yüz tanıma gibi donanımlarla çalışmayı düşünüyorsanız bunu ayrıca sorun: hangi cihazla, nasıl bir bağlantıyla çalıştığını ve bağlantı koptuğunda girişin nasıl kaydedileceğini görmek isteyin. Donanım bağlantısı çoğu zaman yazılımın kendisinden daha fazla sorun çıkaran kısımdır.

Gelmeyi bırakan üyeyi listede görmek

Bilgi programda olsa bile her sabah bütün üyeleri gözden geçiren kimse yoktur. Programın bu işi bir listeye çevirmesi gerekir: gelişi seyrekleşen ve üyeliği bitmek üzere olan üyeler öne çıkmalı, resepsiyon da bu listeden geri kazanma aramasını planlayabilmeli.

Bizim spor salonu yazılımımız bu listeyi giriş kayıtları ve üyelik sürelerinden oluşturuyor. Benzer bir mantığı güzellik salonları için nasıl kurduğumuzu güzellik salonu müşteri takip programı yazısında anlattık; iki ürün aynı altyapıyı paylaşıyor.

Yenileme ve tahsilat tek listede

Yaklaşan yenilemeler ile bekleyen ödemeler genelde ayrı yerlerde tutulur: biri takvimde, diğeri kasa defterinde. Oysa ikisi aynı konuşmanın parçasıdır. Üyeyi yenileme için ararken açık bakiyesini de bilmek, ikinci bir arama yapmanızı önler.

Program seçerken yaklaşan yenilemeleri ve bekleyen ödemeleri aynı ekranda görebildiğinizden emin olun. Taksitli üyelik satıyorsanız kalan taksitlerin nasıl izlendiğini ve geciken ödemenin nerede göründüğünü de sorun.

Ekip rolleri: herkes her şeyi görmesin

Spor salonunda farklı görevler vardır: resepsiyon giriş ve satış yapar, eğitmen ders ve üye ilerlemesiyle ilgilenir, muhasebe ödemeleri takip eder. Herkesin aynı yetkiyle girdiği bir program, hem hataları hem de kişisel verilerin gereğinden fazla kişi tarafından görülmesini kolaylaştırır.

Bizim yazılımımızda sahip, yönetici, resepsiyon, muhasebe, eğitmen ve kişisel antrenör rolleri var. Siz hangi programı seçerseniz seçin, demo sırasında eğitmen hesabıyla girip ödeme bilgilerini görüp göremediğinizi deneyin. Üye bilgilerinin işlenmesi KVKK açısından da değerlendirilmesi gereken bir konu; kimin neye eriştiğini programda sınırlayabilmek bu değerlendirmenin bir parçası.

Görevler: kim, neyi, ne zaman yapacak?

Geri kazanma araması, yenileme hatırlatması, deneme dersine gelen kişinin takibi... Bunlar yazılmadığında unutulur, yazıldığında da kimin yapacağı belli değilse yine unutulur. Programın ekip için görev ve hatırlatma oluşturabilmesi, bu işleri resepsiyondaki tek kişinin hafızasından çıkarır.

Kişisel antrenör ve grup dersleri

Üyelik satışının yanında kişisel antrenör paketi ya da grup dersi de satıyorsanız takip iki katmanlı hâle gelir: salona giriş hakkı bir şeydir, kalan PT seansı başka bir şey. İkisinin aynı üye kartında ama ayrı sayaçlarla görünmesi gerekir.

Program seçerken sorun: kişisel antrenör seansı kullanıldığında kim düşüyor, antrenör kendi seanslarını görebiliyor mu, grup dersinde kapasite dolunca yeni kayıt engelleniyor mu? Eğitmen ve kişisel antrenör rollerinin ödeme bilgilerine erişimi de ayrıca konuşulmalı.

Ücretsiz üye takip programı ve Excel

"Spor salonu üye takip programı ücretsiz" ve "spor salonu üye takip excel" aramaları sık yapılıyor ve az üyeli bir stüdyo için başlangıçta yeterli olabilir. Zorlandıkları yer giriş kaydıdır: Excel kimin kaç kez geldiğini kendiliğinden bilmez, birinin her girişi elle işlemesi gerekir. Giriş kaydı yoksa gelmeyi bırakan üyeyi bulmanın tek yolu hafızadır.

Bir de raporu düşünün. Ay sonunda bakmanız gereken sayılar genelde şunlar: aktif üye sayısı, bu ay yenileyen ve yenilemeyen üyeler, gelişi seyrekleşenler ve bekleyen ödemeler. Seçtiğiniz program ya da şablon bu dört sayıyı tek ekranda veremiyorsa her ay aynı tabloyu elle hazırlarsınız.

Excel'den geçerken

Mevcut üye listeniz büyük ihtimalle bir Excel dosyasında. Geçişte önce kişisel bilgileri çıkarılmış küçük bir örnekle başlayın; bitiş tarihlerinin, paket türlerinin ve telefon numaralarının doğru alana gittiğini kontrol edin, tekrar eden kayıtları ayıklayın. Adımları Excel yerine müşteri takip programı yazısında ayrıntılı anlattık.

Genel bir seçim listesi isterseniz randevu programı nasıl seçilir yazısındaki sorular üye takibine de büyük ölçüde uyuyor. Kendi salonunuzun üyelik kurallarıyla bir demo görmek isterseniz spor salonu yazılımı sayfasından bize yazabilirsiniz.