Mali Müşavir Yazılımı

Mükellef sayısı arttıkça asıl yük hesap değil takip olur. Faturalar mesajlarda, banka hareketleri e-postada, bordro bilgisi başka bir klasörde durur. Hangi mükellefin evrakı eksik, hangi beyanname kontrolde, hangisi gönderildi ve tahakkuku dosyaya işlendi? Bu soruların cevabı çoğu zaman personelin hafızasındadır; personel izne çıkınca büro aynı soruları yeniden sorar.

Geliştireceğimiz yazılımda mükellef, dönem ve iş türü tek satırda birleşir. Evrak bekleniyor, işlemde, kontrolde ve gönderildi gibi durumları büronuzun kullandığı adlarla kurarız. Son tarihleri ve kontrol listelerini siz tanımlarsınız; yazılım yaklaşan ve geciken işi sorumlusuna önceden bildirir. Tahakkuk fişi gibi sonuç belgeleri ilgili döneme bağlanır. Aylık müşavirlik ücreti ise beyan işinden ayrı bir hesapta tutulur.

Ay başında her mükellef için beklenen evrak listesi açılır. Gelen fatura ve ekstreler işaretlenir, eksikler sorumlusuyla görünür. Personel beyannameyi hazırlar, yetkili kontrol eder; gönderim e-Beyanname sisteminde yapılır. Gönderimden sonra tahakkuk fişi döneme eklenir ve iş kapanır. Geliştireceğimiz yazılım bu döngüyü her mükellef ve her dönem için aynı düzende tekrarlar.

Bu yazılım muhasebe programınızın yerini almaz, yanında çalışır. Kayıtlarınız muhasebe programında kalır; büro yazılımı takibi, görevi ve belgeyi yönetir. İlk sürümü mükellef kartı, dönem işleri ve evrak listesiyle kurarız. Ücret tahsilatı, personel iş yükü ve mükellefe eksik evrak ekranı bu çekirdeğin üzerine eklenir.

Bir işin hazırlama aşamasından çıkması kontrolünün de yapıldığı anlamına gelmez. Büronuzda bu iki görevi farklı kişiler yürütüyorsa her birinin durum değişikliği ve geri bildirimi ayrı kaydedilir. Tek kişinin iki rolü üstlendiği mükellefte de aşama bilgisi korunur. Personelin iş yükü dosya sayısıyla değil, işlerin hangi aşamada beklediğiyle okunur.

Son tarih yaklaşırken bir mükellefin ekstresi hâlâ gelmemiştir. Eksik belgeyi beklemek ile hazırlanmış işi kontrolde bekletmek farklı durumlardır; ikisi aynı listede karışırsa öncelik yanlış verilir. Geliştireceğimiz yazılımda eksik kalem, kimden ve ne zaman istendiği ve büronun sonraki adımı ayrı alanlarda durur. Son gün için öncelik ve tarih bilgisini yetkili kişi tanımlar.

Evrak sonradan geldiğinde önceki bekleme notu silinmez, yeni geliş kaydı onun altına eklenir. Görevi devralan personel hangi belgeye yeniden bakacağını devir notundan görür. Gönderildi durumuna hangi kontrol ve belgeyle geçileceğini büronuz belirler. Mükellefe hatırlatma gönderilecekse metni, alıcıyı ve izni siz seçersiniz; gönderim sağlayıcının koşullarıyla çalışır.

Aktarımda mükellef kimliği, dönem ve iş türü birlikte eşlenir. Eski tablonuzda yalnız tamamlandı yazıyorsa bunun gönderimi mi yoksa tahakkukun işlenmesini mi ifade ettiğini birlikte netleştiririz. Ücret bakiyesi ve açık evrak ihtiyacı ayrı başlangıç kayıtlarıdır. Sonuç belgelerinin doğru mükellef ve döneme bağlandığını örnek yüklemeyle kontrol ederiz.

Aynı aylık döngüyü onlarca mükellefte yürütmek, görevlerin ve durumların açıkça tanımlanmasını gerektirir. Otomasyon hizmetimiz tekrarlanan işlerde veri ile kararı nasıl ayırdığımızı anlatır. İş akışı otomasyonu yazımız da hangi adımın kurala, hangisinin yetkili kontrolüne bağlı olduğunu görüşmeden önce ayırmanıza yardım eder.