Online Randevu Sistemi Nasıl Kurulur?

Pazar gecesi, saat 23.40. Bir müşteri Instagram'dan yazıyor: "Cumartesi kaş ve cilt bakımı için yer var mı?" Mesajı pazartesi öğlen görüyorsunuz; müşteri çoktan başka bir salondan randevu almış. O akşam arama kutusuna "online randevu sistemi nasıl kurulur" yazıyorsunuz.

Kısa cevap: online randevu sistemi kurmak bir programı açmakla başlamıyor. Önce hizmetlerinizin süresini, her hizmetin hangi uzmanı, kabini ya da cihazı istediğini, çalışma saatlerinizi, onay ve iptal kuralınızı yazıyorsunuz. Sonra bunları bir araca giriyor, müşteriye bir aydınlatma metni sunuyor ve randevu bağlantısını müşterinin sizi bulduğu yere koyuyorsunuz.

Aşağıdaki sıra salon, kuaför, klinik ya da danışmanlık gibi randevuyla çalışan küçük işletmeler için; örnekler çoğunlukla güzellik salonundan. Yazı 9 Kasım 2026'daki mevzuata ve platformların o tarihteki yardım sayfalarına göre hazırlandı. Program seçerken sorulacakları randevu programı nasıl seçilir yazısında topladık; burada kurulumu anlatıyoruz.

Online randevu sistemi nedir, neyi çözer?

Online randevu sistemi, müşterinin uygun saatleri kendisi görüp randevu ya da randevu talebi bırakabildiği bir sayfa ve bu sayfanın arkasındaki takvim. Telefonla verilen randevu da online gelen de aynı takvime düşüyorsa sistem çalışıyor demektir. İki ayrı defter varsa aynı saati iki kişiye vermeniz an meselesi.

Çözdüğü sorunlar belli: mesai dışında gelen talepler, telefonda geçen "hangi saat boş?" konuşmaları, mesaj kutusunda kaybolan randevular. Tek başına çözmediği sorunlar da var. Gelmeyen müşteri, yanlış tanımlanmış hizmet süresi ya da cevapsız kalan talep, online sayfayla birlikte de sürer. Aşağıdaki adımların çoğu bu ikinci gruba yönelik.

1. adım: Hizmet listesini süresiyle yazın

Online sayfanın göstereceği her saat, hizmet listenizdeki sürelerden hesaplanıyor. Liste yanlışsa sayfa da yanlış saat gösterir. Her hizmet için şunları yazın:

• Müşterinin göreceği ad: "Cilt bakımı (klasik)" gibi açık bir ad; salon içi kısaltma değil.
• İşlem süresi ve hazırlık payı: elli dakikalık işlem, kabin hazırlığı ve temizlikle bir saat yer kaplıyorsa takvime bir saat yazılmalı.
• Online açık mı: ön görüşme ya da test gerektiren işlemleri (lazer, kalıcı makyaj gibi) online açmayın. Bunlar için "bilgi almak istiyorum" talebi yeterli.
• Fiyat görünecek mi: sabit fiyatlı hizmette fiyatı yazarsanız aynı soruyu her gün telefonda cevaplamazsınız. Fiyat değişkense "başlangıç fiyatı" yazın.
• Art arda hizmet: kaş ve cilt bakımı aynı ziyarette isteniyorsa iki hizmetin arka arkaya planlanıp planlanamayacağını belirleyin.

İlk gün listeyi kısa tutun. Online sayfada en çok istenen hizmetleri açın, gerisini telefona bırakın.

2. adım: Kaynakları tanımlayın: uzman, kabin, cihaz

Bir randevunun gerçekleşmesi için uzmanın boş olması yetmiyor. Lazer epilasyon cihaz istiyorsa cihaz, cilt bakımı kabin istiyorsa kabin de boş olmalı. Online sayfa bunu bilmiyorsa müşteriye dolu bir saati boş gösterir ve sorun, müşteri kapıya geldiğinde ortaya çıkar.

Her hizmetin karşısına üç sütun yazın: hangi uzmanlar yapabiliyor, hangi oda gerekiyor, hangi cihaz gerekiyor. Uzman tercihi olmayan müşteri için "fark etmez" seçeneği bırakın; sayfa, hizmeti yapabilen bütün uzmanlara baksın.

Kuaför için online randevu sistemi kuruyorsanız ve günün bir kısmı randevusuz müşteriyle geçiyorsa, her ustanın bütün gününü online açmayın; kapıdan gelene yer bırakın. Randevusuz müşterinin ve uzun süren boyanın takvimdeki yerini kuaför randevu programı yazısında anlattık.

3. adım: Çalışma saatleri, mola ve kapalı günler

Online sayfa yalnız açık olduğunuz saatlerden randevu vermeli. Bunun için üç katman tanımlayın:

1. Salonun açık olduğu günler ve saatler, resmî tatiller ve kapalı günler.
2. Her uzmanın kendi mesaisi, öğle arası ve izin günleri.
3. Online sınırlar: en erken kaç saat sonrasına randevu alınabileceği ve en fazla kaç gün ileriye bakılabileceği.

Üçüncü katman sık unutuluyor. Online randevuya on dakika sonrası açık kalırsa, siz talebi görmeden müşteri kapıda olabilir. Aynı gün için online randevuyu kapatıp telefonla vermeyi düşünün.

4. adım: Otomatik onay mı, talep ve onay mı?

Online gelen bir istek iki şekilde sonuçlanabilir: doğrudan kesin randevuya dönüşür ya da sizin onayınızı bekleyen bir talep olarak düşer. İkisinin de yeri var.

Konu	Otomatik onay	Talep ve onay
Müşteri ne görür?	Randevusu hemen kesinleşir	Talebinin alındığını ve onay beklediğini görür
Uygun olduğu durum	Süresi ve kaynağı net, ön görüşme istemeyen hizmet	Cihaz, test ya da ön görüşme isteyen hizmet; yeni müşteri
Risk	Süre ya da kaynak yanlış tanımlıysa hata doğrudan kesin randevuya dönüşür	Talep geç onaylanırsa müşteri başka yere gider
Sizden istediği	Doğru tanımlanmış süreler ve kaynaklar	Talepleri belli bir saate kadar cevaplama alışkanlığı

Talep ve onayı seçerseniz müşteriye ne zaman döneceğinizi sayfada yazın: "Akşam gelen talepleri ertesi gün saat 10.00'a kadar onaylıyoruz" gibi. Tutabileceğiniz bir saat seçin.

5. adım: İptal, geç kalma ve gelmeme kuralını yazın

Online randevu, müşterinin sizinle hiç konuşmadan yer ayırabilmesi demek. Bu yüzden kuralınızı sayfada, randevu kesinleşmeden önce görmeli. Üç soruya cevap verin:

• İptal: Kaç saat öncesine kadar ücretsiz iptal edilebilir? İptal nasıl yapılır: telefonla mı, mesajla mı?
• Geç kalma: Kaç dakikalık gecikmede hizmet kısalır ya da başka güne kalır?
• Gelmeme: Haber vermeden gelmeyen müşteriden bir sonraki randevuda kapora istenecek mi?

Gelmeyen müşteriyi otomatik cezalandırmak yerine kaydını tutun ve kararı geçmişine bakarak verin. İlk kez gelmeyen müşteriyle üçüncü kez gelmeyen aynı muameleyi hak etmiyor. Kapora aldıysanız işlem sonunda ikinci kez tahsil edilmediğinden emin olun. Kapora ve gelmeyen müşteri ayrıntısını güzellik salonu randevu programı yazısında anlattık.

6. adım: Müşteriden ne isteyeceksiniz? Aydınlatma metni ve izinler

Randevu için gereken bilgi az: ad, soyad ve telefon. E-posta, doğum tarihi ya da adres istiyorsanız neden istediğinizi bir kez daha düşünün. Alerji, hassasiyet ya da kullanılan ilaç gibi sağlık bilgilerini online formda sormayın. Bunlar özel nitelikli kişisel veri ve ancak kanunda sayılan şartlardan biri varsa işlenebiliyor (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 6). Bunu ilk ziyarette, yüz yüze sorun.

Kanun, veriyi alırken kişiye kim olduğunuzu, veriyi hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğinizi, kimlere aktarabileceğinizi ve haklarını anlatmanızı istiyor (madde 10). Online formda bunu formun yanındaki bir aydınlatma metniyle yaparsınız.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 2026'da yayımladığı bir ilke kararıyla bu metinlerde en sık yapılan hataları sıraladı (Kurul Kararı 2026/347, Resmî Gazete 24 Mart 2026). Online randevu formu için şu sonuçlar çıkıyor:

• Aydınlatma her durumda ve veri işlemeye başlamadan önce yapılır.
• Kişiden yalnız metni okuyup anladığına dair bir geri bildirim ("okudum ve anladım") alınır; "okudum ve kabul ediyorum" gibi bir onay istenmez.
• İşleme açık rızaya dayanmıyorsa ayrıca açık rıza metni sunulmaz. Açık rıza gerekiyorsa aydınlatma metni ile açık rıza metni ayrı başlıklar altında, ayrı beyanlarla yer alır.
• Başka bir işletmenin metni birebir kopyalanmaz; metin sade ve kısa tutulur.

Randevu için alınan ad ve telefonun hangi hukuki sebebe dayandığını metninizi hazırlarken bir hukukçuyla netleştirin. Kampanya ve indirim mesajları ise ayrı bir konu. Bu tür ticari elektronik iletiler alıcının önceden onayıyla gönderilebiliyor (Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, madde 6). Formda kampanya izni için ayrı ve boş başlayan bir kutu koyun; randevuyu bu kutuya bağlamayın.

7. adım: Hatırlatmayı kim gönderecek, ne yazacak?

Hatırlatma, gelmeyen müşteri sorununa ilk akla gelen çözüm. Kimin göndereceğine baştan karar verin:

• Otomatik: Program, bir SMS sağlayıcısı ya da mesaj platformu üzerinden kendisi gönderir. Mesaj başına bir maliyeti olur. Randevu saati değişince eski hatırlatmanın iptal olup olmadığını sorun.
• Elle: Çalışan hazır metni kendi telefonundan gönderir. Ek mesaj ücreti çıkmaz, ama gönderimi ekibin hatırlaması gerekir.

Metni yalın tutun: tarih, saat, hizmet, adres ve iptal için aranacak numara. Kampanya duyurusunu hatırlatmanın içine eklemeyin; kampanya içeren mesaj, yukarıdaki onay kuralına girer.

Bizim güzellik salonu yazılımımızda hatırlatma ikinci modelle çalışıyor. Hazır metin WhatsApp'ta ya da telefonun SMS uygulamasında dolu olarak açılıyor, kontrol edip siz gönderiyorsunuz. Programın kendisi otomatik SMS göndermiyor.

8. adım: Randevu bağlantısını müşterinin sizi bulduğu yere koyun

Müşteri randevu sayfanızı aramaz; sizi Google'da, Instagram'da ya da WhatsApp'ta bulur. Bağlantı bu üç yerde de olmalı.

Google İşletme Profili

İşletme Profilinizde "Profili düzenle" bölümünden işlem türünü seçip randevu bağlantısı ekleyebiliyorsunuz. Kategori başına on bağlantıya kadar eklenebiliyor; birden fazla bağlantı varsa birini "İşletmenin tercihi" olarak öne çıkarabiliyorsunuz (Google İşletme Profili Yardım). Google bazı üçüncü taraf rezervasyon bağlantılarını kendiliğinden de gösterebiliyor. Profilinizde size ait olmayan bir bağlantı görürseniz aynı yardım sayfasındaki kaldırma adımlarını izleyin.

Instagram

Randevu bağlantısını profilinizdeki bağlantı alanına ekleyin; birden fazla bağlantınız varsa randevu bağlantısının profilde ilk bakışta görünüp görünmediğini kontrol edin. Mesajla "yer var mı?" diye soranlara her seferinde saat saymak yerine aynı bağlantıyı gönderin. Konuşma uzarsa telefona geçin.

WhatsApp Business

WhatsApp Business'ta işletme profiline adres, e-posta ve web sitesi bilgisi eklenebiliyor (WhatsApp Yardım Merkezi). Randevu bağlantısını web sitesi alanına yazın. İki araç daha var:

• Hazır yanıtlar: Sık gönderdiğiniz mesajları bir kısayolla kaydedip sohbette "/" yazarak çağırabiliyorsunuz; en fazla 50 hazır yanıt saklanabiliyor (hazır yanıtları kullanma). Bağlantıyı "/randevu" gibi bir kısayola koyun.
• Mesai dışı mesaj: Profilde çalışma saatleri tanımlıysa mesai dışında yazana otomatik bir yanıt gidebiliyor; telefonun internete bağlı olması gerekiyor (uzakta mesajları). Pazar gecesi yazan müşteri, bağlantıyı bu mesajla alır.

Salonun içini de unutmayın. Kasadaki müşteriye bir sonraki randevuyu orada verin; online sayfa, evde karar veren müşteri için.

Online randevu sistemi hangi araçla kurulur?

"Online randevu sistemi ücretsiz kurulur mu?" sorusunun cevabı işletmenizin büyüklüğüne bağlı. Üç seçenek var:

Seçenek	Kime uyar	Sınırı
Ücretsiz takvim ve form araçları	Tek kişilik, tek odalı işletme	Kabin ve cihaz çakışmasını görüp görmediğini deneyin; telefon randevularını aynı takvime kimin işleyeceğini belirleyin
Hazır sektör yazılımı	Birden fazla uzmanı, kabini ya da cihazı olan salon	Aylık ya da yıllık ücret; programın kurallarıyla çalışırsınız
Talep üzerine geliştirme	Kuralları hazır programlara sığmayan işletme	Proje bütçesi ve kapsam görüşmesi gerekir

Ücretsiz araçla başlamak yanlış değil. Kaydolmadan önce ücretsiz paketin hangi sınırda ücretliye dönüştüğünü ve verinizi nasıl dışarı alacağınızı sorun.

Güzellik salonu yazılımımızda online randevu şöyle işliyor: Müşteri salonun bağlantısında yalnız online açık işaretlediğiniz hizmetleri görüyor; hizmeti, uzmanı ve uygun saati seçiyor. Uygun saatler paneldeki takvimle aynı hesaptan geliyor; uzman, kabin ve cihaz uygunluğu, mesai, mola ve hazırlık payı birlikte değerlendiriliyor. Online gelen istek onay bekleyen randevu olarak oluşuyor ve kesinleştirme kararını siz veriyorsunuz. Portal erişimi verdiğiniz müşteri, telefon numarası ve parolasıyla kendi randevularını, paketlerini ve borcunu görüyor; randevuyu değiştirmek için salonu arıyor. Portalın kullanımı firmanızda etkin özelliklere bağlı. Program aylık 750 TL ya da yıllık 8.000 TL, ikisi de KDV dahil.

Kurallarınız hazır programlara sığmıyorsa akıllı randevu sistemi sayfasındaki sistemi işletmenize göre geliştiriyoruz. Bu sistemde online talep, sizin kuralınıza göre ya doğrudan kesinleşiyor ya da ön büronun onayına düşüyor. Bekleme listesi ve iptalle boşalan saati sırayla teklif etme kapsama eklenebiliyor. Hatırlatma için bir SMS sağlayıcısı ya da WhatsApp Business platformu, sağlayıcının erişimi ve şartları elveriyorsa bağlanabiliyor. Fiyat, kapsama göre belirleniyor.

İlk ay neye bakmalı?

Kurulumdan sonraki dört hafta şu rakamları not edin:

• Online gelen talep sayısı ve bunların kaçının randevuya dönüştüğü.
• Talepleri ortalama ne kadar sürede cevapladığınız.
• Online alınan randevularda gelmemenin telefonla alınanlara göre daha sık olup olmadığı.
• Mesai dışında gelen taleplerin payı.
• Takvimde boş kaldığı hâlde online sayfada hiç görünmeyen saatler.

Son madde gözden kaçıyor. Takvimde boş görünen saat online sayfada çıkmıyorsa bir hizmetin süresi fazla uzun ya da kaynak tanımı fazla dar yazılmış olabilir. Bu rakamlar doluluk hesabınızın da girdisi; boş saatin salona maliyetini güzellik salonu ne kadar kazanır yazısındaki yöntemle hesaplayabilirsiniz.

Kurulumdan önce bir sayfa doldurun

Programı açmadan önce tek sayfalık bir liste hazırlayın:

1. Online açacağınız hizmetler, süreleri ve hazırlık payları.
2. Her hizmetin uzmanları, odası ve cihazı.
3. Salonun ve her uzmanın çalışma saatleri, molaları, kapalı günler; online için en erken ve en geç sınır.
4. Hangi hizmette otomatik onay, hangisinde talep ve onay; talepleri hangi saate kadar cevaplayacağınız.
5. İptal, geç kalma ve gelmeme kuralınız, tek paragraf.
6. Formda isteyeceğiniz bilgiler, aydınlatma metniniz ve ayrı kampanya izni kutusu.
7. Hatırlatmayı kimin, ne zaman ve hangi kanaldan göndereceği.
8. Bağlantının konacağı yerler: Google İşletme Profili, Instagram ve WhatsApp Business.

Bu sayfa hazırsa hangi aracı seçerseniz seçin, kurulumda sorulan her sorunun cevabı elinizde olur. Sayfayı demo görüşmesine de götürün; bir programı denemenin en kısa yolu, kendi kurallarınızı ona girmeye çalışmak.