Teknik Servis Yazılımı

Saat 10:30, müşteri üçüncü kez arıyor: dizüstü bilgisayarı ne durumda? Ön büro fişi bulamıyor, teknisyen tezgâhtan kalkıp rafa bakıyor, parça siparişinin açılıp açılmadığını kimse bilmiyor. Aynı cihaz geçen yıl da gelmişti. Eski kayıt başka bir klasörde.

Geliştireceğimiz teknik servis yazılımında her cihaz kabulde bir fiş numarası ve etiket alır. Teşhis, teklif, parça ve test aynı fişe yazılır; fişin hangi aşamada olduğu ve neyi beklediği ekranda görünür. Müşteri aradığında ön büro, teknisyeni işinden kaldırmadan cevap verir.

Salı sabahı ön büroya sesi kesilen bir televizyon geliyor. Aşağıdaki akış, geliştireceğimiz yazılımın bu cihazı nasıl taşıdığını gösterir. Adımları sizin kabul fişiniz, teklif biçiminiz ve test listenizle kurarız. Teklif reddedilirse ya da cihaz onarılamazsa fiş başka bir kapanışla biter, onarılmış gibi görünmez.

İlk sürüm, servisinizin her gün yaptığı işi taşır: fiş, cihaz geçmişi ve parça bekleme. Kapsamlı depo yönetimi, saha planı ve müşteri ekranı ihtiyaç doğdukça eklenir.

Yazılım üreticinin servis portalının yerine geçmez, arızayı da kendiliğinden teşhis etmez. Teşhisi teknisyeniniz koyar; yazılım kaydı düzenli tutar ve kimin neyi ne zaman yaptığını saklar. Onarım şartlarınızı ve garanti sürenizi siz tanımlarsınız.

Aynı fiş yapısı iki işi de taşır, ama sorulan sorular farklıdır. Atölyede cihazın hangi rafta beklediği önemlidir; sahada adres, randevu saati ve teknisyenin aracındaki parça öne çıkar. İki işi birlikte yürütüyorsanız atölyeye alınan saha işi aynı fişle devam eder. Konum kaydı ve rota önerisi ayrı modül olarak eklenir.

Müşteri teklifi reddettiğinde fiş "onarıldı" diye kapanmamalı. Yazılımda teşhis, red kararı ve onarımsız teslim ayrı adımlardır. İnceleme ücreti alıyorsanız bu kalem red kararıyla birlikte fişe eklenir.

Teklif için ayrılan ama kullanılmayan parça stoğa geri döner. Müşteri iki hafta sonra arayıp onay verirse eski karar silinmez, yeni onay onun yanına yazılır. Cihaz bir yıl sonra tekrar geldiğinde ne konuşulduğu okunur.

Eski kayıtlarınız Excel'de, eski bir programda ya da kâğıtta olabilir. Aktarımda önce seri numarası, model ve müşteri eşleşmesine bakarız; seri numarası olmayan cihazlarda kendi kayıt numaranız korunur. Parça kodlarınız stok kalemleriyle eşleşir, kapanmamış işler açık durumlarıyla taşınır.

Aşağıdaki sayfalar, teknik servis yazılımının tarayıcıda çalışan bir web uygulaması olarak nasıl kurulduğunu anlatır. Satıştaki güzellik salonu yazılımımız, müşteri kaydı ile işlem ve tahsilatın aynı akışta nasıl birleştiğini gösterir. Seri numarası ve parça kuralları ise sizin servisinize göre yazılır.